el proceso de incorporación, explicado.

La inducción es un periodo crítico para todos los implicados. Para los talentos, es la primera vez que ven la realidad de su nuevo lugar de trabajo, se enfrentan a la presión de causar una buena impresión y aprenden los puntos claves de su nueva función. Para los empresarios, es el momento de sentar las bases para el éxito a largo plazo y crear un entorno en el que los recién contratados se sientan satisfechos y sean productivos.

Con tanto en juego, la inducción no debe dejarse al azar. Como cualquier otro proyecto crítico para la empresa, requiere una planificación y ejecución minuciosas en todas las fases, desde la preparación hasta la evaluación, pasando por la implementación.

Los pormenores del proceso de incorporación son totalmente diferentes según las funciones, las empresas y las personas. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que dividirlo en estas cuatro etapas y planificar cada una de ellas cuidadosamente es una forma fiable de conseguir que la inducción tenga más éxito y de aumentar las posibilidades de una colaboración larga y productiva con el nuevo empleado.

1. preparación o pre-inducción: antes de que comience el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Empezar un nuevo trabajo puede ser una experiencia desalentadora y estresante, por lo que los recién contratados suelen querer tener el menor número posible de sorpresas cuando llegan al trabajo el primer día. La inducción previa reduce las sorpresas al mínimo, garantizando que tanto el nuevo empleado como el resto de la organización estén preparados para el inicio de las fases posteriores del proceso de incorporación.

Además de facilitar el resto del proceso de incorporación y aumentar sus posibilidades de éxito, las cifras sugieren que el pre-onboarding es muy necesario en el mundo laboral actual. Según una encuesta entre profesionales de RRHH y trabajadores recién incorporados realizada por la plataforma de talento Talmundo y la escuela de negocios belga Vlerick Business School, el 40 % de los empleados afirmaron no haber recibido la cantidad mínima de información necesaria antes de empezar a trabajar, y una proporción similar tardó más de una semana en disponer de todo el equipo y las herramientas básicas para su puesto de trabajo.

Cuando esta es la realidad, no es de extrañar que el estudio demostrara que un proceso de pre-inducción bien planificado podría impulsar la retención de forma significativa y reducir drásticamente el número de nuevos empleados que abandonan antes incluso de haber empezado. 

Entre otras cosas, esta fase de preparación del proceso de incorporación de nuevos empleados debería incluir:

• Decidir quién participará, lo que dependerá de la función y el departamento del nuevo empleado.
• Preparar el lugar de trabajo: pedir computadoras, teléfonos, herramientas, papelería, credenciales de acceso y todo lo que el empleado necesite para realizar su trabajo.
• Informar a la organización: asegurarse de que el recién contratado recibe una cálida bienvenida y encuentra más rápidamente su lugar en el equipo.
• Ocuparse de la administración: eliminar todo el papeleo posible antes de que el candidato empiece a trabajar le permite centrarse en cosas más importantes durante su primera semana.
• Poner al día al candidato: aunque la mayor parte de la información crítica para el puesto se compartirá en las fases posteriores de la inducción, el candidato debe recibir los conocimientos pertinentes que necesite durante la fase previa a la inducción: desde una agenda para su primera semana y los datos de contacto de sus futuros compañeros, hasta información sobre dónde estacionar y cómo acceder al lugar de trabajo el primer día.

Por muy bien planificado e informativo que esté el resto del proceso de inducción, la fase previa marca la pauta de todo el periodo de introducción y crea una sensación positiva en el recién contratado. Por eso, hacer que se sientan seguros y confiados antes de empezar a trabajar y estar disponible para responder a sus preguntas siempre merece la pena a largo plazo.

2. orientación: conocer la empresa

La orientación es el inicio del proceso de incorporación en persona. Comienza en el momento en que llegan a su primer día, y puede ser la primera vez que conozcan a sus compañeros o tengan la oportunidad de explorar su nuevo lugar de trabajo. Es el momento de las primeras impresiones y, aunque hay mucha información que transmitir durante la orientación, es importante recordar el aspecto humano vital. 

Según un estudio de la organización de formación en RRHH, HCI, más de la mitad de las empresas se centran únicamente en los procesos y el papeleo durante la orientación. Este tipo de administración es importante, pero rellenar formularios y escuchar interminables presentaciones sobre las políticas de la empresa no es una receta para promover un alto grado de compromiso. Las inducciones de éxito se centran, en cambio, en permitir una conexión humana creando oportunidades para que el nuevo empleado conozca al equipo y la empresa. Durante este periodo, estos pasos son importantes:

• Organizá una reunión de bienvenida: la primera semana de trabajo suele ser un acontecimiento importante en la carrera de un recién contratado. Celebra la ocasión reuniendo al equipo y deja espacio para que se establezcan contactos sociales fuera del contexto laboral cotidiano.
• Comunicá lo esencial con moderación: no se puede obviar el hecho de que una inducción eficaz incluye la comunicación de información sobre las políticas, la cultura y las mejores prácticas de la empresa. Sin embargo, no es necesario abarcarlo todo en los primeros días. Si lo repartís a lo largo de varias semanas, el proceso de inducción resultará más atractivo y es más probable que el nuevo empleado asimile lo que está aprendiendo.
• Establecé las expectativas: es posible que algunas expectativas ya se hayan establecido durante la fase previa a la incorporación, pero acá deberás aclarar lo que el nuevo empleado debe esperar de la empresa en términos de supervisión, feedback y colaboración. Además, explicar lo que la empresa espera del nuevo empleado una vez finalizada la inducción y cuando empiece a trabajar de verdad. Puede que pienses que el nuevo empleado se dará cuenta de estas cosas automáticamente, pero es importante que no le dejes adivinando.

A través de una serie de reuniones, talleres, presentaciones y encuentros informales, el período de orientación debe crear una sensación positiva y dejar al recién contratado con confianza en lo que le depararán los próximos meses.

3. formación - desarrollo de las capacidades clave para el puesto

Si la fase de orientación consistía en consolidar el sentimiento de pertenencia del nuevo empleado a la organización y compartir la información clave que todos los empleados necesitan, la formación se centra en prepararle para las funciones específicas de su puesto. Los detalles de esta etapa dependerán, obviamente, del puesto de trabajo, pero es probable que incluyan:

• Formación en software y herramientas relacionados con la función principal: puede tratarse de cualquier cosa, desde el software CAD o el sistema CRM que utilizará el empleado, hasta las características de seguridad de las carretillas elevadoras que conducirá.
• Introducción a las herramientas administrativas internas, como el sistema de reserva de tiempo libre retribuido o la intranet de la empresa.
• Información sobre los procesos: ¿dónde encaja el nuevo empleado en el engranaje organizativo general, de qué otros equipos y departamentos depende y cuáles cuentan con él?

Evidentemente, será difícil para RR.HH diseñar y dirigir la fase de formación en sí: de ello se encargarán los miembros del equipo con los conocimientos necesarios. Sin embargo, el departamento de recursos humanos desempeña un papel clave a la hora de subrayar la importancia de la formación, asegurarse de que ocupa un lugar en el proceso de incorporación y ayudar a los formadores a prepararse antes de que empiece realmente la formación.

De todos los pasos del proceso de incorporación, la formación es probablemente el más importante para el recién contratado. En nuestra encuesta Workmonitor 2024 realizada a miles de trabajadores de todo el mundo, el 72% de los encuestados consideraba que la formación era importante para su trabajo actual. Estos resultados se repitieron en una encuesta realizada por Amazon y Gallup, en la que el 57% de los encuestados afirmaron estar "muy" o "extremadamente" interesados en una formación que potenciase sus habilidades en el trabajo. 

Es probable que sus trabajadores estén deseando aprender más y recibir la formación que necesitan para dominar su trabajo, así que asegúrese de que el periodo de formación se planifica y se enfatiza durante el proceso de incorporación.

4. integración - convertirse en un verdadero miembro del equipo

Es durante este periodo de transición cuando el empleado pasa de ser el "recién contratado" a formar parte natural del equipo. Esto suele ocurrir lentamente, en el transcurso de semanas o meses, a medida que el empleado adquiere un conocimiento profundo de su función y alcanza su nivel normal de productividad.

Es fácil pensar que la integración es un proceso natural que llegará con el tiempo, pero no siempre es así. Debe seguir considerándolo parte del proceso de incorporación y trabajar para que sea lo más fluido posible, al igual que durante las fases de preparación, orientación e inducción.

En la práctica, esto puede significar que los líderes y RR.HH sigan atrayendo al nuevo empleado a medida que progresa. No será necesario reunirse con tanta frecuencia como durante la primera semana, pero la organización de agendas y horarios para revisar el estado de la inducción en las semanas o meses siguientes al primer día puede ayudar a resolver cualquier problema.

Tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que la integración cultural deseada ha tenido éxito evita problemas antes de que surjan y puede suponer un importante ahorro de costes: los investigadores que escriben en MIT Sloan Management Review descubrieron que las cuestiones culturales corporativas eran 10,4 veces más importantes como fuerza motriz que la compensación para los empleados que abandonan su puesto de trabajo, por lo que, con el alto coste de la rotación del personal, garantizar un ajuste cultural ahorra dinero.

Esta fase del proceso de incorporación también es vital para RRHH. El nuevo empleado ya se ha asentado, pero sus primeras semanas en el trabajo aún están frescas en su mente, por lo que debe obtener feedback en forma de encuestas y entrevistas para conocer los puntos fuertes de su proceso de inducción y dónde se pueden hacer mejoras.

guía sobre el proceso de incorporación

Durante el ajetreo de la jornada laboral y la presión de contratar a nuevos miembros talentosos al equipo, es fácil pasar por alto los detalles del proceso de inducción, sobre todo cuando se desempeña una función ajetreada en una pequeña o mediana empresa. Nuestra infografía desglosa el proceso de inducción en sus cuatro etapas y crea un recordatorio visual de cómo debe ser tu proceso. Descargala y tenela en la pared de su oficina antes de tu próxima contratación.