más allá de los despidos: la planificación estratégica de la fuerza laboral como una forma de reducir costos.

Encontrar a las personas adecuadas con las habilidades correctas es un objetivo valioso para cualquier gerente de RRHH. Cuando las fluctuaciones económicas y los conflictos mundiales afectan la demanda del mercado, la capacidad de adaptar la fuerza laboral se vuelve crítica para el éxito de una organización.

Despedir y volver a contratar empleados según sea necesario es una solución poco práctica en el mejor de los casos, con repercusiones negativas en el tiempo. En su lugar, desarrollá una fuerza laboral ágil creando planes estratégicos de RRHH a largo y corto plazo para apoyar los objetivos de la empresa.

entendiendo la planificación estratégica de la fuerza laboral

Dicho de manera simple, la planificación estratégica de la fuerza laboral es una estrategia o plan desarrollado con anticipación en relación a tus empleados y sus habilidades. Este plan debe complementar los objetivos y metas de tu organización y considerar factores externos, como la demanda de los clientes y la economía.

Al anticipar las demandas futuras de tu fuerza laboral, podés ayudar a asegurar que tengas el número correcto de empleados con las habilidades necesarias para realizar el trabajo: demasiados empleados y los costos serán demasiado altos; pocos y no cumplirás con las cuotas de producción. El objetivo es lograr el equilibrio justo, y eso es una gestión de capacidad efectiva.

Los despidos repentinos y las congelaciones de contratación no son la solución a un cambio en la demanda del mercado. ¿Por qué? Porque te dejan varado cuando el mercado inevitablemente cambia de nuevo; además, estas acciones dañan tu marca empleadora.

En cambio, la planificación estratégica de RRHH ofrece soluciones a largo plazo que consideran tanto la gestión de empleados como las finanzas empresariales. Ayuda a crear una fuerza laboral ágil, capaz de enfrentar mayores demandas, manejar nuevas tecnologías y cubrir brechas de habilidades. También es la mejor manera de responder a las fluctuaciones económicas en lugar de con acciones impulsivas. Los pasos a continuación pueden ayudarte a crear un plan estratégico de RRHH en tu organización.

evaluar las necesidades actuales de la fuerza laboral

Siempre necesitás un punto de partida antes de poder avanzar. Para comenzar con la planificación de la fuerza laboral, necesitás información. Por ejemplo, deberías saber cuántos puestos o roles son necesarios para que tu negocio funcione con éxito. ¿Cuántos empleados se necesitan para llenar esos puestos? ¿Qué habilidades son requeridas?

Para encontrar las respuestas a estas y otras preguntas necesarias, debés analizar extensamente tu fuerza laboral actual y tu organización.

Podría ser útil comenzar desde la perspectiva de la empresa. De esa manera, no estarás influenciado por los niveles actuales de personal.

• Determiná qué roles son necesarios para el rendimiento óptimo. Podés crear categorías, como alta y media dirección, trabajadores de producción, personal de IT y personal de oficina.
• Considerá cuántos empleados se necesitan para que cada rol se maneje con éxito.

Ahora es el momento de trabajar con las cifras actuales de tus empleados.

• Enumerá el número de empleados y sus roles dentro de la organización.
• Identificá las habilidades deseadas. Un inventario detallado de habilidades es útil para propósitos de capacitación cruzada y oportunidades de expansión de la empresa.
• Revisá los datos de los empleados, incluyendo horas trabajadas, productividad, tasas de rotación y tasas de ausentismo.

Ahora, compará los dos conjuntos de información. Puede que te sorprenda lo que encuentres. Algunas áreas pueden estar desabastecidas, mientras que otras tienen demasiados trabajadores no productivos. Podés descubrir que un departamento rinde más con menos personas de las que pensabas necesarias. Después de analizar tus resultados, destacá roles, habilidades o empleados específicos críticos para la continuidad del negocio.

alinear la planificación de la fuerza laboral con los objetivos empresariales

Antes de crear tu plan, debés tener un acuerdo entre la dirección y el departamento de RRHH, lo que significa una comprensión completa de los objetivos a corto y largo plazo de la organización. Aumentar la cuota de mercado o implementar una nueva línea de productos puede impactar significativamente el número y los tipos de empleados que requerís. También considerá decisiones relacionadas con las operaciones del negocio, como el deseo de digitalizar o aumentar el uso de tecnología o automatización.

Una vez que comprendas completamente los objetivos futuros, podés priorizar los roles y habilidades clave necesarios para enfrentar esas preocupaciones. También podés identificar a las personas esenciales para alcanzar los objetivos empresariales. Si es necesario, podrías necesitar reestructurar tu fuerza laboral para asegurar un equilibrio continuo entre la productividad de los empleados y la demanda del mercado.

Considerá la posibilidad de capacitar o mejorar las habilidades de los empleados para llenar vacíos futuros. Promover a los empleados actuales te permite aprovechar a los trabajadores de alto rendimiento, dándote un trabajador ya verificado y confiable en un rol crítico.

Si las fluctuaciones económicas están llevando a la alta dirección a reducir, identifica formas de mantener activos a los empleados actuales. Evaluá la capacitación cruzada de empleados en diferentes roles o permití una mayor flexibilidad en los horarios.

desarrollar estrategias de retención de talento

Durante las recesiones económicas, es fácil pensar en reducir personal. Sin embargo, como vimos con Schiphol, eso puede llevar a complicaciones a largo plazo y pérdida de ingresos. Perder uno o más empleados clave o habilidades críticas puede descarrilar rápidamente los intentos de recuperación. Y podrías descubrir que volver a contratar a talentos para reemplazar a los que perdiste puede costar más de lo que ahorraste. Encontrar formas de retener talento clave es esencial, así como mantener al personal leal.

Los períodos de baja demanda del mercado ofrecen oportunidades para capacitación y desarrollo. Esta estrategia permite que los empleados den un paso adelante de inmediato una vez que aumente la demanda, dotados de nuevas habilidades y conocimientos, y se involucren más en la empresa. Tu evaluación de la fuerza laboral ya completada y la alineación de objetivos pueden proporcionar una guía práctica sobre dónde enfocarse. Por ejemplo, para asegurar que estás capacitando y desarrollando las habilidades correctas y a los empleados indicados:

• Utilizá tu análisis de la fuerza laboral para determinar qué empleados tienen el mayor potencial dentro de tu organización.
• Consultá los objetivos empresariales a corto y largo plazo para identificar las necesidades futuras de RRHH.
• Revisá el pool de habilidades para encontrar posibles carencias.

adoptar arreglos laborales flexibles

Una fuerza laboral ágil puede ahorrarte dinero en costos operativos mientras mejora la moral de los empleados. Explorá formas de incorporar más flexibilidad en el lugar de trabajo. Dado que no todos los puestos son aptos para el trabajo remoto, encontrá otras formas de ofrecer a los empleados una mayor flexibilidad.

Considerá horarios de trabajo a medio tiempo o flexibles, compartir el trabajo, una semana laboral de cuatro días o modelos de trabajo híbridos para incentivar a los empleados sin aumentar los salarios. Los arreglos laborales flexibles también pueden reducir costos operativos, como limpieza, servicios, seguridad y equipo de oficina.

Compartir el trabajo y el trabajo a tiempo parcial aumentan el compromiso y la lealtad de los empleados, ya que los trabajadores pueden organizar sus vidas personales (es decir, hijos, padres mayores, citas médicas) gracias a horarios más flexibles. La empresa se beneficia al tener dos empleados experimentados igualmente capacitados para el mismo rol. Incluso podés programar un solapamiento en caso de que la demanda del mercado vuelva repentinamente a la normalidad. Algunos empleados que comparten el trabajo pueden estar dispuestos a renunciar a beneficios para disfrutar de una mayor flexibilidad.

Independientemente de cómo elijas reestructurar tu entorno laboral, el componente esencial es la comunicación constante. Los trabajadores remotos deben sentirse tan conectados como el personal interno. Siguen siendo una parte integral del equipo y deben mantenerse informados sobre los desafíos, económicos y de otro tipo. Además, debés proporcionar igualdad de oportunidades para que los trabajadores remotos participen en capacitación y desarrollo y postulen a promociones.

aprovechar la tecnología para la eficiencia

McKinsey & Company, a través de su trabajo con empresas manufactureras, ha encontrado que la implementación de herramientas digitales y analíticas ayudó a reducir costos en un 5%, mucho más que el 2% atribuido a métodos tradicionales, como recortes de empleados. Las empresas resilientes han descubierto que la tecnología, cuando se usa correctamente, puede mejorar enormemente la eficiencia.

Los empleados liberados de tareas repetitivas y manuales pueden ser reasignados a otros roles, que ofrecen más espacio para la iniciativa y el compromiso. Los ahorros tecnológicos pueden variar desde la reducción de errores hasta el aumento de la productividad. Utilizar máquinas para actividades repetitivas o extenuantes puede prevenir lesiones y tiempo perdido. Las videoconferencias y los lugares de trabajo compartidos ayudan a garantizar la colaboración entre los trabajadores remotos y los in situ.

Antes de invertir en nueva tecnología, calcula los ahorros netos, teniendo en cuenta la inversión inicial, los costos de capacitación y los requisitos de actualización o renovación con las ganancias generales de productividad.

una economía volátil exige una planificación estratégica de RRHH

Cuando se trata de incertidumbre económica, necesitás una estrategia que mire más allá del inmediato. Un estilo de gestión reactivo puede dejarte rezagado respecto a tus competidores. Prepárate para las oscilaciones del mercado, tanto hacia abajo como hacia arriba, creando un plan que cubra cada escenario.

Tomar decisiones basadas en información requiere datos sobre tus empleados, sus habilidades y los objetivos a corto y largo plazo de tu empresa. Armado con un plan y respaldado por datos auténticos, podés crear una fuerza laboral ágil que se adapte según sea necesario, eliminando la necesidad de despidos.

Tu negocio depende de su gente para tener éxito. Como profesional de recursos humanos, podés fortalecer tu organización mejorando la gestión del personal. Un plan estratégico de fuerza laboral efectivo es vital para el éxito a largo plazo y la supervivencia a corto plazo.