cómo la organización de equipos de trabajo de Relevate puede mejorar la planificación de turnos.

La planificación de equipos de trabajo es, sin duda, uno de los aspectos más difíciles de la gestión de talento. Entre las llamadas inesperadas, los días de baja por enfermedad y el tiempo libre programado, puede ser difícil garantizar que todos los turnos se cubran con suficiente personal para gestionar los niveles de productividad y mantener el cumplimiento.

En muchos casos, los directores de operaciones siguen utilizando hojas de cálculo de Excel para gestionar el proceso de organización de los trabajadores, lo que puede resultar extremadamente engorroso y llevar mucho tiempo. Además, las llamadas de última hora obligan a los gestores a perder un tiempo preciado llamando, enviando mensajes de texto o correos electrónicos a los empleados en busca de un sustituto calificado.

Estos obstáculos son aún más frecuentes para las compañías que cuentan con un gran personal eventual, como las empresas de fabricación y logística. Dado que esta dependencia está aún más extendida hoy en día, teniendo en cuenta la actual escasez de talento y los cambios en los mandatos de cuarentena, un mayor número de organizaciones están contando con trabajadores temporales para ayudar a satisfacer sus necesidades. Esto, a su vez, supone una presión añadida para que los gestores cumplan los objetivos de producción. 

Si todo esto te resulta familiar, el software de planificación de equipos de trabajo puede ayudarte a simplificar el proceso de programación de turnos y a mejorar los resultados generales.

¿qué es el software de planificación de equipos de trabajo?

El software de planificación de equipos de trabajo automatiza el proceso de creación y gestión de los horarios de los turnos de trabajo de acuerdo con las normas y parámetros establecidos por la organización. Este software puede ayudarte a crear horarios de trabajo, hacer un seguimiento de las horas trabajadas, gestionar los cambios de turno, controlar los costos laborales, conciliar las hojas de horas y mejorar la comunicación con los trabajadores. Además, esto se puede hacer en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.  

Las herramientas de organización de los trabajadores impulsadas por la IA, como ORQUEST y Koronos, también pueden ayudar a predecir las necesidades de talento con los cambios de temporada y a crear de forma óptima los horarios de los trabajadores por turnos. 

las ventajas de utilizar un software de planificación de equipos de trabajo

La organización de los trabajadores ofrece una variedad de grandes beneficios, tales como:

• ahorra tiempo

Al agilizar el proceso de planificación de equipos de trabajo, los gestores pueden completar los horarios de los turnos en una fracción de tiempo. El uso de este software  también facilita la realización de ajustes debido a llamadas inesperadas y el seguimiento del tiempo libre programado. A partir de esto, los gestores pueden dedicar más tiempo a otros elementos de la planificación de talento.

• mejora la comunicación

Al utilizar el software de planificación de equipos de trabajo, los gestores tienen acceso a la plataforma desde cualquier dispositivo, incluidos ordenadores portátiles, tablets y celulares. Así, tanto si están trabajando en su oficina como en la planta, pueden ver y modificar fácilmente los horarios en tiempo real. Este factor, a su vez, mejora la comunicación entre los gestores y los trabajadores eventuales. 

• minimiza los errores

Además de ahorrar tiempo y mejorar la comunicación, el software de planificación de equipos de trabajo también minimiza el riesgo de errores, ya que,  hace un seguimiento automático de las horas de los trabajadores y del tiempo libre remunerado para evitar las horas extras no planificadas. También puede alertar a los gestores si un empleado está programado para una función incorrecta o no esta calificado para realizar.

la planificación de equipos de trabajo de Relevate

Relevate Workforce Schedule de Randstad es la solución de planificación de equipos de trabajo en línea diseñada para las empresas que contratan un gran volumen de trabajadores eventuales. A través de Relevate Workforce Schedule, tenés acceso instantáneo 24/7 para ver, planificar y programar tu fuerza de trabajo temporal ayudándote a permitir una rápida implementación y agilidad de la fuerza de trabajo.

Nuestra solución de turnos de trabajo no es un producto independiente, sino una herramienta especializada que forma parte de nuestros Randstad Inhouse Services. Como parte de este servicio, su organización tiene acceso a un especialista in situ que puede encargarse de muchas de las tareas cotidianas de la gestión de una gran plantilla eventual, como la contratación, la formación y la planificación de equipos de trabajo.  Sin embargo, como solución a medida, sólo utilizamos Relevate Workforce Schedule cuando es relevante y capaz de añadir valor al cliente.

Esto significa que su especialista en cuentas puede implementar y gestionar la herramienta Relevate Workforce Schedule y encargarse de todo el proceso de planificación de turnos. En esencia, tu empresa puede cosechar las ventajas de utilizar nuestras soluciones de planificación digital sin aumentar la carga de trabajo. En su lugar, los gestores tendrán acceso instantáneo para ver y hacer un seguimiento de los horarios de los trabajadores desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Es esta combinación única de "tech & touch" lo que hace que nuestras soluciones de organización de los trabajadores destaquen realmente y proporcionen un mayor valor a las compañías. 

¿cómo funciona la organización de los equipos de trabajo?

Una gran ventaja de nuestra solución Relevate Workforce Schedule es la sencillez del proceso. El siguiente proceso de seis pasos garantiza que nuestra herramienta de planificación se implemente correctamente y añada valor instantáneo a su empresa.

1. Crear la reserva ideal de trabajadores eventuales

Naturalmente, el primer paso del proceso es desarrollar una reserva de talento de trabajadores eventuales calificados. Durante este proceso, el especialista en cuentas in situ se tomará el tiempo necesario para comprender mejor las necesidades de contratación específicas de su empresa, incluido el número de trabajadores eventuales necesarios, así como los tipos de habilidades y calificaciones necesarias para cada función.

En este punto, el especialista en cuentas buscará cuidadosamente a través de nuestra amplia red de talentos preevaluados para crear un grupo de trabajadores que cumplan con sus criterios establecidos. Si los candidatos adecuados no están disponibles en nuestra base de datos, nos encargaremos de buscarlos y contratarlos. Con esta reserva de talento, tu empresa tendrá la capacidad de aumentar o reducir el número de trabajadores eventuales necesarios para cualquier turno, a fin de satisfacer las demandas fluctuantes de producción y tener en cuenta las ausencias tanto inesperadas como previstas.

2. proceso de inducción de los trabajadores temporales en la aplicación

Una vez que se haya seleccionado un grupo de talentos para su empresa, el especialista en cuentas se asegurará de que todos los trabajadores eventuales descarguen nuestra aplicación de organización de los trabajadores en sus móviles. Además, proporcionará la formación adecuada para garantizar que cada trabajador sepa cómo utilizar todos los aspectos de nuestra aplicación de programación, como aceptar o rechazar turnos, establecer su disponibilidad y solicitar cambios en sus turnos si es necesario. Por último, se asegurará de que todos los trabajadores entiendan cómo funciona el proceso de notificación y cómo ver sus horarios de trabajo en línea.

3. Proceso de inducción de los gestores 

Aunque el especialista en cuentas le ayudará a gestionar el proceso de programación real y la comunicación continua con los trabajadores eventuales, los gestores de la empresa también aprenderán a utilizar la plataforma de planificación de turnos. También, se tomará el tiempo necesario para formar a sus gestores para que aprendan cómo ver los horarios y la información de los trabajadores, asegurarse de que los turnos se cubren adecuadamente y cómo proporcionar feedback cuando sea necesario.

4.    Planificación de turnos de trabajo

Una vez que los gestores y los trabajadores estén completamente formados en el uso de la aplicación Relevate Workforce Schedule, podrá comenzar la planificación de turnos. El especialista en cuentas programará a los trabajadores temporales en función de las necesidades específicas de su organización y de la disponibilidad de los trabajadores.

A medida que surja la necesidad de trabajadores eventuales, este publicará los turnos abiertos en la aplicación de organización de los trabajadores, así como designará cuántos trabajadores se necesitan para cada turno. A su vez, también puede limitar los trabajadores eventuales que pueden inscribirse en los puestos disponibles en función de sus habilidades o calificaciones específicas. Este paso garantiza que el trabajador eventual adecuado se asigne a la función correcta.

5. Notificación

En cuanto el especialista de su cuenta publique un turno disponible en la aplicación, todos los trabajadores cualificados de su reserva de talento recibirán una notificación instantánea en su smartphone u otro dispositivo móvil. En ese momento, los trabajadores eventuales pueden aceptar o rechazar cualquier turno. Una vez que un turno publicado se cubre, se cierra, y ningún otro trabajador puede inscribirse para ese turno específico. Los trabajadores también reciben notificaciones para todas las comunicaciones, ya sea un mensaje de grupo para todos los trabajadores eventuales o un mensaje individual.

Esta notificación instantánea mantiene a todos los trabajadores al día y permite que el turno se llene lo antes posible sin necesidad de enviar mensajes de texto, llamadas o correos electrónicos.

6. continua reserva de talento

El especialista en cuentas in situ también utiliza la plataforma para hacer un seguimiento del grupo de trabajadores eventuales para garantizar que la organización siempre tenga acceso al nivel de empleados necesario para cumplir los objetivos de producción. Por ejemplo, como los trabajadores eventuales pueden utilizar la aplicación para actualizar su disponibilidad, su especialista tiene acceso en tiempo real a estos datos. Además, puede utilizar los comentarios de los gestores para determinar qué trabajadores eventuales siguen siendo una buena opción para la empresa.

Nuestra aplicación de programación también proporciona una total transparencia al permitir a sus gestores ver fácilmente la reserva de talento de los trabajadores eventuales de la empresa y hacer un seguimiento de los horarios de los turnos en tiempo real. Más de 1.500 clientes en 15 mercados diferentes ya utilizan nuestra aplicación Relevate Workforce Schedule para cubrir 120.000 turnos a la semana.