áreas clave para una gestión proactiva de los riesgos de RR.HH.

La incertidumbre es generalizada en el mercado mundial, con una inflación cada vez mayor y amenazas de recesión que causan inquietud económica. Además, la escasez mundial de mano de obra dificulta cada vez más la adquisición de las competencias necesarias para las empresas.

A la luz de estas circunstancias en constante cambio, las empresas deben darle prioridad a la seguridad y a la eficacia de su activo más valioso: su personal. Para lograr este objetivo, primero tenés que definir las áreas clave para la gestión de riesgos de RR.HH., identificando las amenazas potenciales y evaluando los riesgos dentro de tu sector. Al hacerlo, podrás desarrollar soluciones prácticas y rentables para mitigar los posibles riesgos.

Las ideas que se exponen a continuación pueden ayudarte a establecer en tu empresa un programa de gestión de riesgos de RR.HH. que te permita gestionar y prevenir los retos de hoy y de mañana.

La gestión de riesgos de RR.HH. y el departamento de RR.HH.

Todos gestionamos los riesgos en nuestra vida personal hasta cierto punto, desde contar con el transporte público hasta decidir qué cenamos. Sin embargo, cuando se trata de gestionar los riesgos de RR.HH. de una empresa, el proceso se complica enormemente por las múltiples formas en que las personas actúan y reaccionan entre sí.

La gestión de riesgos de RR.HH. examina todos los aspectos del comportamiento de los empleados, determina su potencial para causarle daños a la empresa (incluidos todos los empleados) y ofrece una respuesta en caso de que se produzca una situación adversa.

El departamento de RR.HH. está ineludiblemente entrelazado en la vida y el trabajo de cada empleado desde el momento en que es contratado hasta que abandona la empresa. Como tal, gran parte de la responsabilidad de la correcta gestión de los empleados y de la mitigación de riesgos recae en recursos humanos. Pensá en todas las actividades en las que participa a diario tu equipo de RR.HH.

• Contratación
• inducción
• Revisiones anuales o semestrales
• Negociaciones salariales
• Resolución de conflictos interpersonales
• Contratación de empleados
• Formación y desarrollo
• Promoción
• Medidas disciplinarias
• Fin de la relación laboral

Una de las ventajas de crear y mantener un programa de gestión de riesgos de RR.HH. es que puede ayudarte a mejorar todos los aspectos de los recursos humanos. Por ejemplo, eliminar los sesgos de las solicitudes y los procesos de entrevista también te permite atraer a candidatos más diversos, lo que mejora la cultura de tu lugar de trabajo. Identificar formas de asegurar los datos de los empleados torna más factible un programa de análisis de personas.

¿Por qué es necesario un plan de gestión de riesgos para los empleados?

Por mucho que quieras pensar que tu empresa nunca sufrirá una crisis, merece la pena estar preparado para lo peor. Un plan de acción preestablecido ayudará a tu equipo y a vos mismo a responder rápida y correctamente, incluso cuando están sobrecargados física o mentalmente. Además, un sólido plan estratégico de gestión de riesgos puede ayudar a evitar que se produzcan situaciones no deseadas y que problemas menores se conviertan en mayores.

A veces, las pequeñas empresas, especialmente las que tienen empleados desde hace mucho tiempo, pueden pensar que no tienen que preocuparse por los riesgos de los empleados. Al fin y al cabo, sus empleados son como si fueran parte de la familia; nunca abusarían de la política de la empresa, divulgarían información personal o harían un uso indebido de las finanzas. Por desgracia, cuando ocurre lo impensable, la dirección no tiene un plan de respuesta a incidentes al que recurrir y a menudo reacciona precipitadamente y en detrimento de la empresa.

Las empresas más grandes, con miles de trabajadores, pueden necesitar un gran número de estrategias de gestión de riesgos para cubrir todos los niveles de empleados y todos los aspectos de la experiencia del empleado.

Áreas clave para la gestión de riesgos de RR.HH.  

Aunque cada empresa tendrá un subconjunto único de riesgos en función de su sector, modo de funcionamiento y ubicación, los departamentos de recursos humanos de esas empresas suelen tener áreas de riesgo similares. Estas son las áreas más comunes que deben incluirse en tu plan de gestión de crisis:

Cumplimiento de la normativa

Tu organización debe cumplir todas las leyes de contratación y gestión, incluidas las ordenanzas federales, regionales y locales. Es posible que tengas que obtener documentos de identidad de los empleados, pagar impuestos trimestrales y anuales y garantizar unas prácticas de contratación justas y equitativas.

El incumplimiento de estas leyes puede exponer a tu empresa a riesgos como multas, demandas e incluso el cierre. Unas políticas estrictas sobre la cumplimentación puntual de toda la documentación pueden ayudar a mitigar algunos riesgos. Además, considerá la posibilidad de trabajar con un socio experto en soluciones de RR.HH. que pueda asesorarte sobre la legislación laboral y facilitarte la tramitación de las nóminas.

Contratación

Contar con procedimientos de contratación eficaces no solo te ayuda a atraer a los candidatos deseados y a mejorar la rentabilidad del proceso de contratación. También permite eliminar sesgos, dejándote menos expuesto a riesgos de tácticas de contratación injustas.

Tomate el tiempo necesario para auditar tus procesos de contratación en busca de posibles responsabilidades, ya sea por entrevistas no estructuradas o solicitudes obsoletas. También hay que estar atento a las promesas excesivas durante las entrevistas, ya que podrían dar lugar a incumplimientos contractuales literales o psicológicos en relación con las responsabilidades laborales y las oportunidades de promoción.

inducción

Muchos de los riesgos a los que se enfrentan las empresas por culpa de empleados mediocres, como la negatividad, la baja productividad y la negativa a seguir los procedimientos, pueden abordarse con un proceso de inducción eficaz. Este proceso debe incluir un manual detallado y actualizado y una explicación completa de las políticas de la empresa. No pierdas de vista a los recién contratados y prestá atención a las primeras señales de alarma, como comentarios inapropiados, problemas de asistencia y uso excesivo de los datos de la empresa en las redes sociales. Una respuesta rápida del equipo de RR.HH. puede ayudar a resolver los problemas antes de que se agraven.

Contar con un mentor adecuado también puede ayudarte a reconocer a los empleados que luchan por adaptarse y puede animar al nuevo empleado a hacer cambios positivos. Prestá atención también a la dinámica del equipo y de los compañeros de trabajo durante la inducción. Si detectás cualquier tendencia al acoso o comportamiento inadecuado por parte del nuevo empleado o de sus compañeros, ahora es el momento de abordar estos riesgos.

Gestión

Tu equipo de gestión puede contribuir a disminuir los riesgos de RR.HH. en tu empresa o a agravarlos. Depende de vos descubrir directivos tóxicos en tu personal. Aumentarán significativamente tus posibilidades de bajas de empleados, represalias legales y pérdida de productividad.

Considerá la posibilidad de exigir programas de formación y desarrollo para todos los directivos, junto con una supervisión frecuente de los distintos departamentos mediante encuestas y sesiones de chat personales. Al mejorar la eficacia de tu personal directivo, podés reducir drásticamente las posibilidades de demandas por represalias. Exigir que se siga un plan de respuesta a incidentes en caso de que se produzcan altercados entre los empleados y entre estos y la dirección también puede contribuir a mitigar los riesgos.

Trabajo a distancia

El trabajo a distancia llegó para quedarse y muchas empresas les ofrecen a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa, ya sea de forma permanente o como modelo híbrido. Si tu empresa ofrece esta ventaja, tené en cuenta los riesgos que conlleva.

• Acceso a datos seguros desde casa
• Sensación de exceso de trabajo, ya que el empleado está "siempre conectado".
• Falta de supervisión, con la consiguiente pérdida de productividad
• Es posible que los empleados no sean tenidos en cuenta para ascensos o que no reciban instrucciones o anuncios por no estar en la empresa

Para protegerse contra estos peligros potenciales, es imperativo establecer una política de trabajo a distancia y revisarla sistemáticamente a medida que el lugar de trabajo moderno experimenta cambios.

Salud y seguridad

Garantizar la salud y la seguridad de tus empleados es un componente crítico de la gestión de riesgos de RR.HH. Dependiendo de tu sector, podés tener equipos que requieran formación y supervisión para mantener la seguridad de los empleados en el desempeño de sus funciones. También es posible que tengas que proporcionar equipos de protección individual y llevar un registro de todos los materiales peligrosos.

Cuanto más automatizados estén estos procedimientos, menos posibilidades habrá de que se produzcan descuidos. Los carteles y las señales deben ser claramente visibles y de ser necesario, deben reforzarse con barandas o zonas delimitadas con cinta adhesiva.

Además, hay que pensar más allá de apoyar únicamente el aspecto físico de la salud de un trabajador. El estrés mental es cada vez más común entre los empleados, con aproximadamente 12.000 millones de días de trabajo perdidos cada año debido a la depresión y la ansiedad. Si te asegurás de que tu lugar de trabajo está libre de acoso, intimidación, exceso de trabajo y mala comunicación, podés contribuir a reducir los riesgos asociados a la angustia emocional.

catástrofes naturales

Si operás en una zona en la que es probable que se produzcan catástrofes graves, como terremotos o inundaciones, una planificación adecuada puede ayudarte a reducir los riesgos y a acortar los plazos de recuperación de la empresa. Empezá con un plan de emergencia para los empleados en el que se detallen las rutas de evacuación, los procedimientos de comunicación y la ubicación y el funcionamiento de los equipos de emergencia. Asegurate de que todos los empleados comprendan estos pasos y revisalos periódicamente.

Luego, elaborá un plan de continuidad empresarial que contemple cómo seguirá funcionando la organización, a escala limitada o en una ubicación diferente, si es necesario. Como parte de tu plan de continuidad empresarial, enumerá los pasos de recuperación en caso de desastre que fueron diseñados para que tu empresa vuelva a funcionar con normalidad lo antes posible. 

Datos

Tanto si tu empresa se dedica a la recopilación de macrodatos como si solo utiliza un servidor de pequeña empresa, mantener esos datos seguros es crítico con el aumento de la ciberdelincuencia. El inicio de la transformación digital significa que estas estrategias de gestión de riesgos necesitarán ajustes constantes a medida que se almacenen cada vez más datos fuera de las instalaciones y en la nube. No solo hay que mantener seguros los datos digitales, sino que en la mayoría de las empresas seguirá siendo necesario gestionar los documentos en papel, almacenándolos de forma segura y protegida.

Las violaciones de datos pueden erosionar significativamente el cociente de confianza de tu empresa, tanto entre tus empleados como entre tus clientes. También podés exponerte a repercusiones legales. Realizá periódicamente auditorías de datos para asegurarte de que tus niveles de riesgo sean aceptables y acudí a un especialista si necesitás asesoramiento técnico.

Marca

Si bien la planificación de riesgos puede ayudar a reducir las posibilidades de que te interpongan una demanda importante o a evitar incidentes desagradables, también es crítica para mantener una imagen de marca positiva como empleador. Todos hemos visto titulares en los que un empleado o una empresa fueron señalados por fechorías significativas, como una malversación de fondos o una gran violación de datos.

Una vez que esa noticia salió al aire, restaurar la confianza del público es extremadamente difícil. Esto no solo perjudicará a tu cuenta de resultados en términos de servicio o ventas, sino que te dificultará atraer y retener el tipo de talentos que necesitás para volver a afianzarte en tu sector.

Además, los problemas relacionados con los empleados pueden dañar la marca del empleador. Los comentarios sobre una cultura de trabajo tóxica o sobre el acoso de los empleados pueden aparecer en críticas y otros sitios de redes sociales. Asegurate de que tus empleados conozcan los procedimientos para denunciar un problema con un directivo o compañero de trabajo y las políticas para compartir historias o fotos de trabajo en las redes sociales. Además, pedile a alguien que compruebe periódicamente las respuestas de los empleados a las reseñas laborales para ver si hay inexactitudes o comentarios sobre represalias.

Estrategias para la gestión de riesgos de RR.HH.

Realizar una auditoría de riesgos

El primer paso en la gestión de los riesgos de RR.HH. requiere un análisis exhaustivo de lo que hace tu empresa, cómo trabaja y a quién emplea. Los riesgos de una empresa de servicios tecnológicos con 150 empleados serán completamente diferentes de los de una empresa manufacturera con más de 2000 trabajadores.

Podés determinar dónde residen los riesgos analizando el número y los tipos de trabajadores que empleás y considerando sus acciones diarias. También podés analizar la importancia de estos riesgos en términos de responsabilidad y reincidencia.

Decidir qué nivel de riesgo puede absorber tu empresa

En la mayoría de los casos, no podés eliminar todos los riesgos, pero podés encontrar formas de reducir su impacto o la frecuencia con la que se producen. Podés utilizar una o varias de estas técnicas estándar de gestión de riesgos:

• Evitar. Por ejemplo, podés descubrir que un producto químico peligroso concreto plantea un riesgo inaceptable y, por lo tanto, optar por utilizar un material alternativo.
• Aceptar y mitigar los riesgos necesarios. Si los trabajadores tienen que utilizar equipos peligrosos, asegurate de que las precauciones de seguridad se apliquen y supervisen plenamente.
• Compartir riesgos. Si tenés que almacenar una gran cantidad de datos privados, considerá la posibilidad de asociarte con una empresa de ciberseguridad

Tendrás que aplicar las técnicas anteriores a cada área de riesgo de RR.HH. de tu empresa a medida que consideres múltiples escenarios. Aunque esto pueda parecer repetitivo, es esencial para evitar y reducir los riesgos dentro de tu departamento de RR.HH.

Revisar las principales áreas de riesgo para hacer ajustes

En medio de cambios en la mentalidad de los trabajadores, en la infraestructura empresarial global y en los avances tecnológicos, pueden surgir nuevas áreas de riesgo en cualquier momento, mientras que otras pueden desaparecer. Además, si seguís de cerca el funcionamiento de las soluciones individuales, podrás mantener una mejora continua en cada área.

Las decisiones que se toman durante una crisis empresarial pueden tener efectos duraderos. Por eso es tan crítico concentrarse en una gestión de riesgos resistente. Adaptarse y avanzar en cada desafío sitúa a tu empresa a la vanguardia del mercado y ello le permite estar perfectamente preparada para el crecimiento.