consejos para gestionar una fuerza laboral híbrida y remota.

¿Cómo será el futuro del trabajo? ¿Presencial, remoto o híbrido?

La realidad es que el trabajo híbrido llegó para quedarse, y ahora es el momento de asegurarse de que sus líderes están preparados para el reto. En este artículo, exploramos cómo los gerentes, supervisores y líderes ejecutivos pueden hacer una transición sin problemas del trabajo presencial al híbrido.

Los estudios demuestran que es posible que los empleados nunca estén preparados para volver a la oficina, al menos no a tiempo completo. De hecho, según una encuesta reciente, casi 2 de cada 5 empleados insisten firmemente en trabajar desde casa, mientras que un número similar consideraría renunciar si se vieran obligados a aumentar su presencia en la oficina.

Aunque el trabajo totalmente a distancia ha disminuido desde su punto álgido en 2021, el trabajo híbrido mantiene una presencia constante. Dado que el 41% de los empleados realizan trabajo remoto en distintos grados, es imperativo que los empleadores faciliten el trabajo híbrido cuando sea posible. Claramente, las cifras actuales sugieren que la mano de obra híbrida está firmemente establecida.

5 consejos prácticos para gestionar una fuerza laboral híbrida

El término "predicar con el ejemplo" no podría ser más importante que cuando se produce la transición a un nuevo modelo de trabajo. Para preparar a tus líderes para este cambio al trabajo híbrido, es importante proporcionarles el apoyo adicional que necesitan para llevar a cabo una transición sin problemas para toda la plantilla. A continuación, te contamos cinco pasos prácticos que te ayudarán a gestionar una transición con éxito.

1.  proporcioná guias 

Al comienzo de la pandemia, los líderes empresariales de todo el mundo se vieron obligados a pasar de un estilo de gestión in situ a la supervisión de un equipo de trabajadores a distancia. Ahora, a muchos de estos mismos líderes se les está encargando la transición a un modelo de trabajo híbrido. Parece natural que algunos de estos líderes se resistan a realizar otro cambio en su forma de dirigir. Sin embargo, para que un modelo de trabajo híbrido funcione, todos los niveles de la empresa deben estar a bordo.

Afortunadamente, hay algunas cosas que pueden hacerse para ayudar a que la transición a una fuerza de trabajo híbrida y remota sea más fácil de manejar para sus líderes.

nuevas políticas en el lugar de trabajo

Se pueden empezar a reexaminar las políticas del lugar de trabajo y hacer ajustes para satisfacer las nuevas demandas de un modelo de trabajo híbrido. También puede ayudar a la transición, darles a los jefes de equipo una guía clara sobre las políticas del lugar de trabajo, como las horas de trabajo y los requisitos de comunicación.

sesiones informativas

Una vez hecho el anuncio del trabajo híbrido, tomate el tiempo necesario para programar una serie de sesiones informativas tanto para la gestión como para los trabajadores. Esto dará a los líderes de las organizaciones la oportunidad de discutir sus metas y objetivos, así como de responder a las preguntas sobre la transición.

formación en liderazgo

Tené en cuenta que muchos jefes de equipo de la empresa llevan años desarrollando su estilo de gestión in situ. No se puede esperar que estos líderes cambien de la noche a la mañana. Una de las mejores maneras de ayudar en esta transición es ofrecer una formación de liderazgo orientada específicamente a la gestión de una plantilla híbrida.

2. diseñar lugares de trabajo híbridos

Con la introducción de un nuevo modelo de trabajo debe venir también un rediseño del espacio físico de trabajo. Evaluá el entorno de trabajo actual de tu empresa y determiná qué cambios pueden realizarse para crear un ambiente de trabajo post-pandémico que sea ideal para el trabajo híbrido. A continuación, te dejamos algunos factores a tener en cuenta a la hora de crear nuevos espacios:

colaboración

El director general de Goldman Sachs, David Solomon, dijo que el trabajo a distancia continuado "hace temer el impacto en la colaboración". Tiene razón. A pesar del aumento del 44% en el uso de herramientas de colaboración en línea durante la pandemia, el 67% de los trabajadores sigue prefiriendo la colaboración cara a cara.

Es crucial comprender esta mayor demanda de colaboración, especialmente cuando tus empleados trabajan in situ. Considerá la posibilidad de reducir el número de espacios de oficina individuales. En su lugar, transforma estas áreas en salas de reuniones equipadas para reuniones presenciales o virtuales. Por ejemplo, en Randstad Global transformamos los puestos de trabajo en espacios de reunión.

oficinas descentralizadas

La transición a un lugar de trabajo híbrido puede ayudar a tu empresa a ahorrar dinero al descentralizar sus espacios de oficina. Según un reciente estudio de McKinsey, las organizaciones pueden ahorrar hasta un 30% en costes inmobiliarios invirtiendo en espacios de trabajo alternativos. 

Empresas como Target están haciendo realidad este proceso. El gigante minorista anunció recientemente el cierre de su sede de casi un millón de metros cuadrados en el centro de Minneapolis y está trasladando a sus 3.500 empleados que trabajan allí a varias oficinas satélite. En el Reino Unido, el banco Santander UK también anunció el cierre de oficinas en Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle y Newcastle, además de más de 100 sucursales. Los trabajadores afectados pasarán a algún tipo de trabajo a distancia.

3. mantener una mentalidad de empatía

A medida que tu organización se adentra en el territorio inexplorado de la gestión de una fuerza de trabajo híbrida, es importante mantener una mentalidad que dé prioridad a la empatía. Los líderes de las empresas no son los únicos que se enfrentan a los cambios en las condiciones de trabajo, sino también sus trabajadores. Como si fuera poco, muchos empleados se enfrentan simultáneamente a problemas vitales, como el cuidado de padres mayores o la educación de los hijos en casa.

Los jefes de equipo deben ser conscientes de que el desarrollo de un lugar de trabajo híbrido va a llevar tiempo y que probablemente serán necesarios algunos ajustes. Sin embargo, hay varias cosas que tu empresa puede hacer para minimizar el impacto en sus trabajadores.

crear canales de Feedback eficaces

Es crítico desarrollar una forma eficaz de medir el sentimiento de los empleados mientras se construye un modelo híbrido. Considere la posibilidad de utilizar varios canales de Feedback, como las encuestas de pulso y los foros de empleados, así como el desarrollo de un proceso para que sus empleados aborden sus preocupaciones y desafíos.

Los jefes de equipo también deben programar visitas frecuentes para que los trabajadores tengan acceso a conversaciones individuales en las que puedan hablar de los retos del trabajo y de la vida. La comunicación constante con el equipo ayudará a los jefes de equipo a evaluar el bienestar de los trabajadores e identificar cualquier problema que puedan tener.

mantener la flexibilidad

La empresa con sede en la India, Infosys, reconoció que uno de los beneficios de las opciones de trabajo híbrido es la inclusión de más mujeres en el lugar de trabajo. Este beneficio solo se mantendrá si los líderes de tu equipo mantienen una mentalidad de "empatía primero" que permita cierta flexibilidad cuando se trata de trabajo a distancia.

Dado que la creación de un lugar de trabajo híbrido es un trabajo en curso, los jefes de equipo no deben dar por sentado que entienden los retos a los que se enfrentan sus trabajadores. La realidad es que la pandemia ha estimulado el deseo de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. De hecho, un reciente estudio de Randstad mostraba que el 39% de los empleados se plantearía dejar su trabajo actual en busca de un mejor equilibrio entre vida laboral y personal.

Para eliminar el riesgo de que aumente la rotación de personal, los líderes deben permitir cierto nivel de flexibilidad dentro del horario de trabajo híbrido. Los líderes también deben discutir los desafíos de la vida laboral directamente con sus trabajadores antes de intentar ofrecer cualquier tipo de resolución.

reducir el agotamiento

Los jefes de equipo deben tomar medidas proactivas para evitar el agotamiento de los empleados. Empezá por reducir el número de reuniones virtuales celebradas, celebrando únicamente las que sean necesarias para el rendimiento del equipo. En su lugar, utilizá otras herramientas de comunicación y gestión del lugar de trabajo para mantener a tu equipo conectado. Además, considerá la posibilidad de establecer horarios de "no molestar" a su equipo para fomentar la productividad sin interrupciones. Por ejemplo, Citigroup tiene los viernes sin zoom para asegurarse de que sus trabajadores tienen al menos un día para centrarse únicamente en asuntos de trabajo individuales.

4.  foco en la inclusión

Maru Flores, líder de Servicios Globales de Colaboración y Productividad del Cliente en Ford, reconoce que "la clave de un modelo de lugar de trabajo híbrido es asegurarse de que los trabajadores en la oficina y en casa se sientan igualmente conectados con el lugar de trabajo". Sin embargo, mantener la inclusividad en una fuerza laboral híbrida puede ser todo un reto. El paso más importante es que los líderes comprendan estos retos y encuentren formas de crear una experiencia de trabajo igualitaria tanto para los trabajadores remotos como para los que están en casa.

desarrollar canales de comunicación sincronizados

Uno de los mayores retos de la inclusividad en un modelo de trabajo híbrido es la comunicación en equipo. Es bastante fácil que las conversaciones se produzcan in situ sin que la información pertinente se comunique a los trabajadores remotos. Al fin y al cabo, la comunicación en persona ha sido la forma de trabajo durante toda la carrera de la mayoría de los trabajadores. Para superar este reto, los líderes deben reajustar su mentalidad en relación con la comunicación en el lugar de trabajo e invertir en un conjunto de herramientas digitales que permitan una comunicación fluida entre los miembros del equipo.

crear espacios de reunión inclusivos

Independientemente del tipo de modelo de trabajo híbrido que desarrolle tu organización, es muy probable que muchas reuniones incluyan una mezcla de trabajadores remotos y presenciales. Con esta expectativa, hay que asegurarse de crear espacios de colaboración que sean ideales para las reuniones híbridas.

Por ejemplo, Google ha creado espacios de "reunión de fogata" que incluyen una mezcla de asientos y pantallas en un diseño circular. Las pantallas se colocan cerca del nivel de los ojos para dar la apariencia de una reunión tradicional en persona. Aunque la creación de espacios de reunión tan elaborados puede no estar en el presupuesto de la empresa, es importante asegurarte de que tus equipos tienen las herramientas y el equipo necesarios para crear espacios de reunión que promuevan la inclusión.

promover el reconocimiento de los empleados

Los estudios demuestran que los programas de reconocimiento de los empleados pueden aumentar un 2,5% el índice de contratación. Invertir en el reconocimiento de los empleados o adaptar su programa actual a un modelo de trabajo híbrido puede ser una gran manera de mostrar la inclusividad en el lugar de trabajo. Considerá la posibilidad de ofrecer opciones de reconocimiento regulares vinculadas a un programa de beneficios o de organizar reuniones de reconocimiento virtuales en las que participe toda la empresa o el departamento.

5. realizar un seguimiento imparcial de los resultados

Otro reto del trabajo a distancia es supervisar el rendimiento de los empleados sin mostrar prejuicios hacia los trabajadores in situ. La realidad es que la mayoría de los líderes han estado utilizando las observaciones diarias para evaluar el rendimiento de los trabajadores desde siempre. Con un modelo de trabajo híbrido, estos líderes deben cambiar la forma de evaluar el rendimiento de los trabajadores día a día. Acá algunos consejos para hacerlo realidad.

crear un proceso estructurado de revisión del rendimiento de los empleados

Estudios realizados en el Reino Unido antes de la pandemia revelaron que los trabajadores a distancia tenían un 50% menos de probabilidades de obtener ascensos que los trabajadores in situ. Las empresas que esperan convertir el trabajo híbrido en una opción permanente deben hacerlo mejor. Empezá por crear un proceso estructurado de revisión del rendimiento de los empleados que minimice el elemento de parcialidad incorporando el uso de métricas de KPI en el lugar de trabajo junto con observaciones directas.  

crear confianza entre la gestión y los trabajadores

Para que el trabajo híbrido tenga éxito, la gestión tenés que  mantener un nivel de confianza con tus trabajadores, especialmente cuando trabajan a distancia. Es imposible microgestionar a los trabajadores remotos mientras se espera que sigan siendo productivos durante el día. Aunque los líderes pueden expresar su preocupación por el rendimiento de los trabajadores a distancia, los estudios demuestran que los empleados que trabajan desde casa son un 24% más productivos.

Los líderes que tienen dificultades para generar confianza con su equipo pueden considerar métodos alternativos para hacer un seguimiento de la productividad de los trabajadores a distancia. Por ejemplo, una empresa malaya, ADA, utiliza un sencillo formulario de Excel para exigir a los trabajadores que completen gráficos de tareas diarias, de modo que los líderes puedan seguir su progreso tanto si trabajan in situ como a distancia.

ofrecer un Feedback regular

Si no se tiene cuidado, algunos empleados pueden sentirse perdidos entre el trabajo presencial y el remoto. Los líderes pueden evitar esta sensación de incertidumbre entre los miembros del equipo ofreciendo Feedback de forma regular. En un ambiente de trabajo presencial, el Feedback regular se produce de forma esporádica a lo largo del día. Sin embargo, con el trabajo remoto parcial, las oportunidades de tener reuniones aleatorias en el sitio son limitadas, por lo que sus líderes tendrán que hacer un hábito de proporcionar valiosa retroalimentación utilizando otros canales de comunicación.

Tomar medidas proactivas para preparar a los líderes de su equipo para el cambio a un lugar de trabajo híbrido puede contribuir en gran medida a garantizar una transición fluida para la plantilla en general. Descargá nuestra guía para conocer los pasos que puede dar para impulsar el compromiso en una plantilla híbrida.

Esta es una versión actualizada de un artículo publicado originalmente el 10 de octubre de 2022.