gestionando tus gastos laborales: ¿tenés control sobre tus costos indirectos?

Mantener los costos bajo control es una prioridad clave para la mayoría de los líderes de adquisiciones. Ya sea adquiriendo materias primas, brindando servicios al cliente o gestionando costos laborales, tus principales objetivos son mantener la calidad y reducir los costos tanto como sea posible. Cuando se trata de gestionar los costos de tu fuerza laboral, esto no es tarea fácil, especialmente considerando el ajustado mercado laboral actual y los costos en aumento.

Por ejemplo, el solo hecho de intentar rastrear los costos de contratación puede ser difícil. Podés desglosar estos costos en dos categorías principales: costos directos y costos indirectos. Mientras que los costos directos son más fáciles de calificar y seguir, los costos indirectos tienden a ser más complicados de dimensionar. Para obtener una imagen clara de tu gasto total en la fuerza laboral, es vital que comprendas la diferencia entre los costos directos e indirectos de contratación.

Este artículo explica esta diferencia para ayudarte a calcular con precisión tu gasto total en la fuerza laboral.

costos directos vs costos indirectos

En los negocios, los costos directos representan gastos que podés vincular directamente con la producción de bienes o la entrega de servicios. Esto podría incluir materias primas, equipos y suministros. En cuanto al gasto en la fuerza laboral, los costos directos son aquellos que podés vincular directamente con la gestión de tus trabajadores.

Los costos directos suelen ser más fáciles de identificar, lo que hace que la elaboración de presupuestos para estos gastos sea menos complicada. Por lo general, estos costos se contabilizan en el presupuesto general de la empresa. Sin embargo, los costos directos asociados con la gestión de la fuerza laboral pueden ser variables, lo que significa que estos costos pueden cambiar según diversas condiciones comerciales.

Por otro lado, los costos indirectos son aquellos gastos que son más difíciles de vincular con la producción o la gestión de la fuerza laboral. De hecho, estos costos a menudo pasan desapercibidos y, por lo tanto, los líderes empresariales pueden no planificarlos con precisión. No tener en cuenta los costos indirectos de gestión de la fuerza laboral puede causar estragos en el presupuesto de la empresa e impactar negativamente en tus resultados financieros.

ejemplos de costos directos  

A continuación, presentamos ejemplos de los costos directos más comunes a los que se enfrentan los empleadores. Estos ejemplos pueden ayudarte a comprender mejor cómo estos gastos podrían afectar el gasto en la gestión de tu fuerza laboral.

costos laborales directos

Los costos laborales directos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones son los salarios y beneficios. Esto incluye remuneraciones, tanto regulares como horas extras, bonificaciones planificadas y beneficios como cuidado de la salud, y días libres remunerados. Los salarios y beneficios de tus trabajadores a menudo están vinculados a la producción de bienes o la prestación de servicios. También podés vincular los salarios y beneficios de tu equipo de recursos humanos, gerentes de contratación y capacitadores a los costos de gestión de la fuerza laboral. Debés tener en cuenta ambos tipos de compensación al calcular tu costo total en la fuerza laboral.

Dado que los salarios y beneficios representan una gran parte de tu presupuesto, con frecuencia es un área donde la gestión de costos es una necesidad. Por un lado, necesitás mantener salarios competitivos para retener y adquirir el talento que requerís para cumplir con las demandas de producción y hacer crecer tu negocio. Por otro lado, las tasas de compensación demasiado altas pueden dañar los resultados financieros de tu organización.

Esto hace imperativo que establezcas ofertas de compensación óptimas para tus trabajadores. Utilizar perspectivas sobre talento y análisis salarial para comprender mejor lo que los trabajadores actuales desean, y cómo se comparan tus salarios con los estándares de la industria, puede ayudarte a crear los paquetes salariales y de beneficios ideales.

tecnología aplicada a la gestión del talento

La tecnología innovadora actual puede ayudar a optimizar muchos aspectos del proceso de reclutamiento y gestión de la fuerza laboral. Por ejemplo, las plataformas ATS (traducido de sus siglas en inglés, Sistemas de Seguimiento de Candidatos) agilizan la revisión de postulaciones de manera más rápida y eficiente, mientras que el software de programación asegura que cada turno esté cubierto por los trabajadores adecuados.

Aunque esta tecnología puede mejorar significativamente la eficiencia y los resultados en la fuerza laboral, también conlleva un costo adquirir y utilizar este software. Dado que estos costos son fácilmente rastreables y están directamente relacionados con tus esfuerzos de gestión de la fuerza laboral, se incluyen en la categoría de costos directos.

costos de reclutamiento

Los estudios demuestran que los costos directos de contratación pueden llegar a ser hasta tres o cuatro veces el salario del puesto. Cuando multiplicamos esta cifra por la cantidad de nuevas contrataciones cada año, es fácil ver cómo los costos de contratación pueden incrementar rápidamente.

Si bien algunas tareas de reclutamiento entran en la categoría de costos indirectos, como la capacitación e integración; muchos otros gastos están más directamente relacionados con el costo en la fuerza laboral. Por ejemplo, la publicidad para búsquedas abiertas es un costo directo. Esto incluye la publicación en diversos sitios de tableros de trabajo (job-boards), la actualización de la página de carreras o vacantes de la empresa y la interacción con posibles candidatos a través de las redes sociales.

Atraer a candidatos potenciales es solo el primer paso del proceso de reclutamiento. También se consideran varios costos directos durante el proceso de selección, como revisar currículums, realizar entrevistas, llevar a cabo evaluaciones previas al empleo y verificar referencias.

Cuando trabajás con una empresa de soluciones de recursos humanos, es posible que se encarguen de muchos de los costos de reclutamiento por vos, como la publicación en tableros de trabajo, la revisión de solicitudes y las entrevistas. En lugar de contabilizar estos costos directos individualmente, los honorarios de tu agencia cubrirán estos gastos y facilitarán el cálculo de tu gasto en la fuerza laboral relacionado con los costos de reclutamiento.

ejemplos de costos indirectos

Aunque los costos laborales indirectos pueden no ser tan fáciles de anticipar como los gastos directos, sigue siendo importante realizar un seguimiento de estos y reconocer cómo pueden afectar tu costo total en la fuerza laboral. Acá tenés un vistazo a algunos de los costos indirectos más comunes relacionados con la gestión de la fuerza laboral.

ausentismo y rotación

Una tasa elevada de ausentismo representa una carga financiera sustancial para un negocio. Cuando las personas no están disponibles para realizar el trabajo que debe hacerse, te enfrentás a la opción de pagar para traer personal adicional a corto plazo, pedir a tus empleados que trabajen horas extras o reasignar a los trabajadores que ya tenés. Mientras que las dos primeras opciones pueden afectar directamente tus costos laborales, la última puede resultar en una pérdida de productividad, ya que las personas son apartadas de su trabajo regular y podrían no tener las habilidades adecuadas para realizar el trabajo en cuestión.

En última instancia, los altos niveles de ausentismo pueden aumentar el agotamiento de los trabajadores, reducir la eficiencia en el lugar de trabajo y dar lugar a tasas más altas de rotación de personal.

Existen costos y desventajas similares asociados con una alta rotación de personal. Si las personas se van en números insosteniblemente altos, te encontrarás dedicando mucho tiempo, dinero y energía a la contratación para cubrir las brechas en la fuerza laboral. Además de las obvias implicaciones financieras, esto puede causar conflictos en el lugar de trabajo y dañar la moral.

Los costos asociados tanto con el ausentismo como con la rotación de personal pueden minimizarse al adoptar un enfoque probado y efectivo para la contratación. Seguir procesos establecidos para asegurarte de contratar a las personas adecuadas aumentará las posibilidades de que los nuevos empleados tengan una relación laboral saludable y feliz con tu organización. A su vez, esto puede ayudar a tu organización a reducir sus tasas de ausentismo y rotación de personal.

búsquedas abiertas por tiempo prolongado

Dedicar demasiado tiempo a cubrir vacantes es otro buen ejemplo de un costo laboral indirecto que puede ser fácil pasar por alto. Cuanto más tiempo dedicás a contratar, menos tiempo podés dedicar a enfocarte en tu negocio principal, generar ingresos y aumentar la rentabilidad.

Una de las cosas más importantes que podés hacer para optimizar el rendimiento en este aspecto es establecer métricas relevantes e indicadores clave de rendimiento. Seguir los datos correctos puede ayudarte a identificar ineficiencias en tu proceso de contratación y desarrollar estrategias para mejorar los resultados de contratación. Por ejemplo, trabajar con una empresa de soluciones de recursos humanos puede acelerar el proceso de contratación al proporcionar acceso directo a una red de candidatos preseleccionados.

Realizar un análisis de brechas de habilidades puede ayudarte a anticipar tus necesidades de contratación. Este análisis en profundidad te permite evaluar las habilidades actuales necesarias para la empresa y prever sus posibles necesidades futuras. Con esta información, podés desarrollar una estrategia para identificar candidatos que se ajusten mejor a tus necesidades actuales y futuras, y crear un programa de skilling y re-skilling empleados para equipar a tus trabajadores actuales con las habilidades necesarias.

entrenamiento e inducción

El proceso de reclutamiento no termina cuando completás tus evaluaciones, seleccionás a tus candidatos elegidos y hayan aceptado una oferta de trabajo. Para obtener los mejores resultados de tus equipos, es necesario apoyarlos mientras se familiarizan con sus nuevos roles y se integran a la organización.

Es posible que este proceso incluya alguna capacitación informal o mentoría por parte de otros empleados. Aunque esto podría hacer una contribución vital para que los nuevos empleados se pongan al día y se vuelvan productivos, es posible que no se vea como un costo obvio de reclutamiento, aunque está ocupando tiempo y afectando la productividad de otros miembros del personal.

Además, deberás considerar los costos adicionales relacionados con la certificación de personas para habilidades específicas y el aumento temporal de tus medidas de control de calidad, así como la potencial reducción en la productividad de todo el equipo.

La inducción y la integración son otras áreas en las que podés obtener ventajas vitales de la tecnología más reciente y el apoyo experto de un socio en RR.HH. Las herramientas modernas pueden ayudarte a adoptar un enfoque integrado para todo, desde la publicidad de búsquedas abiertas hasta la capacitación. Con el socio adecuado en soluciones de recursos humanos, podés encontrar las tecnologías y procesos más efectivos para obtener los mejores resultados en estas áreas.

pérdida de productividad

No hay duda de que mantener niveles máximos de productividad es una prioridad principal. Desafortunadamente, hay varios factores que pueden afectar negativamente la producción, como fallas en equipos, altos niveles de ausentismo, rotación frecuente y brechas internas de habilidades. Cuando estos problemas condicionan la productividad, puede ser frustrante tanto para tus gerentes y supervisores como para tus trabajadores.

También puede ser bastante costoso. Cada vez que tu línea de producción se detiene, debés cerrar operaciones temprano o cerrar un turno, costando dinero a tu empresa. Estos costos pueden no ser fáciles de rastrear, pero la pérdida de productividad puede tener un impacto significativo en tu costo total de la fuerza laboral.

Por ejemplo, si una planta de fabricación opera un turno sin suficientes operadores de montacargas calificados, su fuerza laboral no puede operar al máximo rendimiento. Aunque la organización aún deba pagar casi los mismos costos laborales directos para ejecutar el turno, la producción será menor. A su vez, esto conduce a una pérdida no anticipada para la empresa.

Es importante tener en cuenta estos costos indirectos y crear estrategias de contratación, capacitación y planificación que puedan minimizar el impacto de la pérdida de productividad en el rendimiento de tu empresa.

pérdida de tiempo en la gestión de trabajadores eventuales

El mercado fluctuante actual y las demandas estacionales están llevando a más empleadores a depender de trabajadores eventuales. Estudios predicen que para el 2025, los trabajadores contingentes representarán entre el 35% y el 40% de la fuerza laboral global. El empleo de estos trabajadores temporales te permite ajustar al alza o a la baja las necesidades de fuerza laboral de tu organización para satisfacer las demandas de producción actuales. Esta estrategia puede ayudarte a reducir los costos laborales al mantener solo la fuerza laboral necesaria para alcanzar los objetivos de producción.

Si bien los costos laborales relacionados con los trabajadores contingentes entran en la categoría de costos directos, el tiempo y los recursos que utilizás para gestionar a estos trabajadores no lo hacen. Dependiendo del tamaño y alcance de tu fuerza laboral contingente, los costos administrativos relacionados con su gestión pueden ser sustanciales.

Al igual que tus empleados permanentes, el personal contingente debe recibir suficiente capacitación para garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad y calidad. La programación y planificación de turnos es otra tarea que consume tiempo y puede afectar tus costos de fuerza laboral. Debés asegurarte de que cada turno esté completamente cubierto y debés contar con trabajadores con las habilidades y calificaciones adecuadas en servicio. De lo contrario, correrás el riesgo de limitar las tasas de productividad, la seguridad y la calidad.

Con nuestros servicios de Randstad Inhouse, nuestros equipos pueden encargarse del proceso de gestión de la fuerza laboral contingente por vos. Ofrecemos soluciones integrales, pero permitimos que tu organización determine exactamente qué servicios desea que nuestro equipo maneje y qué tareas prefieren mantener internamente. Esta estrategia puede facilitar el seguimiento de los costos relacionados con los trabajadores temporales o contingentes.

Esta es una versión actualizada de un artículo publicado el 24 de noviembre de 2020.