mejores prácticas para una fuerza laboral híbrida: qué hacer y qué no hacer.

¿Qué es una fuerza laboral híbrida y cómo funcionará en su empresa? En este artículo encontrará más información sobre los modelos de trabajo híbridos, así como consejos para crear un entorno de trabajo híbrido productivo.

¿qué es el trabajo híbrido?

El trabajo híbrido incorpora aspectos de los modelos de trabajo presencial y a distancia.Puede funcionar de dos maneras distintas. La opción más común es aquella en la que los empresarios permiten a sus empleados trabajar algunos días desde casa y otros en la oficina. El segundo modelo de trabajo híbrido es aquel en el que algunos empleados pueden trabajar a distancia, mientras que otros deben mantener un horario de trabajo presencial.

ventajas de una fuerza laboral híbrida

Muchas empresas han adoptado el modelo de la fuerza laboral híbrida, disfrutando de grandes beneficios, entre ellos: 

• aumento de la productividad: Nuestra investigación muestra que el 34% de los empleadores admiten que han notado un aumento de la productividad gracias a los trabajadores remotos.
• mayor satisfacción de los empleados: Una investigación muestra que el 35% de los empleados encuestados considera que un modelo de trabajo híbrido es el horario de trabajo ideal.
• mayor pool de talento: Exigir a los empleados que solo trabajen presencialmente unos días a la semana puede atraer talento que busque una mayor flexibilidad en el trabajo, así como a aquellos que no quieran un desplazamiento diario.
• mejor preparación: Mantener un modelo de trabajo híbrido puede garantizar que sus empleados estén preparados para cualquier perturbación futura del lugar de trabajo.

mejores prácticas para un entorno de trabajo híbrido: qué hacer y qué no hacer

Si está pensando en implantar un modelo híbrido, es importante tener un plan preparado desde el principio. Para ayudarle a empezar, hemos creado una lista de lo que debe y no debe hacer en relación con las mejores prácticas de trabajo híbrido.

qué hacer

entender las necesidades de tu fuerza laboral

No puede crear un modelo de trabajo que responda a las necesidades de cada empleado, pero puede hacerse una idea de los principales retos a los que se enfrentan sus trabajadores.

Con este conocimiento, puede crear un entorno de trabajo híbrido que fomente la productividad y la satisfacción de los empleados, al tiempo que ayuda a sus trabajadores a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Es igualmente importante programar reuniones frecuentes con los trabajadores para supervisar el éxito o los puntos débiles del nuevo modelo de trabajo y realizar los ajustes necesarios.

establecer expectativas claras

Los estudios demuestran que los empleados desean una mayor orientación y feedback en lo que respecta a las opciones de trabajo híbrido. Básicamente, quieren saber qué se espera de ellos. Según nuestro estudio Randstad Workmonitor, el 27% de los empleados quiere políticas más estrictas sobre los horarios de trabajo, mientras que el 24% busca protocolos más específicos que impliquen tanto el trabajo remoto como el presencial.

Cuando generes nuevas políticas para el lugar de trabajo híbrido, sé siempre claro y conciso. Los trabajadores deben entender cuáles son sus responsabilidades (horas de trabajo, obligaciones de comunicación, etc.) tanto si trabajan desde casa como si lo hacen en la oficina. Sus trabajadores también deben saber exactamente cómo se medirá su rendimiento y a quién deben dirigirse en caso de problemas.

invertir en herramientas de comunicación

La comunicación interna es uno de los mayores retos del modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, es imprescindible asegurarse de que tanto los trabajadores in situ como los remotos están al día y en la misma sintonía. De lo contrario, arriesga la reputación de su empresa debido a la falta de comunicación.

Si sus trabajadores han estado a distancia desde la pandemia, es probable que ya se haya enfrentado a múltiples problemas de comunicación. Afortunadamente, el avance de la tecnología en los últimos años ha supuesto el desarrollo de un gran número de herramientas de comunicación. Tómese su tiempo para identificar los puntos débiles de la comunicación en su empresa. A continuación, busque opciones de comunicación alternativas que puedan ayudar a su empresa a superar estos obstáculos.

repensar la estructura de la oficina

Un nuevo modelo de trabajo implica una nueva forma de trabajar que, a su vez, puede requerir un nuevo entorno de trabajo. Piense en la forma en que sus empleados trabajarán desde casa y en la oficina. Las jornadas de trabajo in situ deben centrarse en la creación de equipos, la colaboración, las reuniones, las sesiones de intercambio de ideas y la formación. Disponer de espacio para que los equipos celebren este tipo de reuniones será extremadamente importante en la transición de su empresa a un modelo de lugar de trabajo híbrido.

Esto no significa que su empresa tenga que invertir en costosas renovaciones o trasladarse a una nueva ubicación. Sólo significa que necesita reimaginar el lugar de trabajo. Por ejemplo, si sus empleados trabajan en días alternativos, puede crear un espacio de oficina compartido y convertir las demás oficinas en salas de reuniones.

qué no hacer

poner el total de las decisiones en manos de los empleados

Puede parecer que el modelo ideal es dejar que cada empleado determine qué días quiere trabajar desde casa y qué días quiere acudir al lugar de trabajo. A menos que estos empleados trabajen independientemente de sus compañeros, este tipo de acuerdo podría plantear múltiples problemas.

En primer lugar, la mayoría de los empleados van a elegir trabajar lunes y/o viernes desde casa. Por lo tanto, si su objetivo es tener menos trabajadores en el lugar de trabajo en un día determinado, esto podría ser un reto importante. En segundo lugar, si los miembros del equipo tienen días libres alternativos, no será posible utilizar el lugar de trabajo para potenciar la innovación, la creatividad y la creación de equipos.

Para conseguir un mejor horario de trabajo híbrido, deje que los jefes de equipo, junto con sus empleados, establezcan los parámetros del trabajo a distancia. Se puede seguir ofreciendo cierta flexibilidad horaria, pero el modelo remoto funciona mejor si los horarios se establecen a nivel de equipo, departamento o empresa.

tomar decisiones de forma apresurada

Es importante entender desde el principio que crear un modelo de trabajo híbrido lleva tiempo. Es muy probable que las políticas que establezca hoy tengan que modificarse en las próximas semanas y meses. De hecho, en última instancia podría llevar varios años desarrollar un lugar de trabajo híbrido que sea el más óptimo para su empresa. Estos cambios están bien, porque esto ocurre al implementar cualquier nuevo proceso empresarial.

El único error que no debe cometer es prometer que estas nuevas modalidades de trabajo son permanentes. En su lugar, haga saber a sus empleados que el desarrollo de un modelo híbrido es un trabajo en curso y que la empresa evaluará su eficacia periódicamente e iniciará cambios si es necesario.

generar situaciones de conflicto

Otro problema que puede surgir rápidamente en un modelo de trabajo híbrido es el desarrollo de una mentalidad de «nosotros contra ellos». Este obstáculo es especialmente difícil cuando algunos empleados trabajan presencialmente a tiempo completo, mientras que otros lo hacen a distancia o incluso de forma híbrida. Muchos trabajadores están tan acostumbrados a trabajar in situ que puede ser difícil recordar que sus compañeros de fuera no están ahí para escuchar todas las conversaciones o tener conocimiento de los acontecimientos que suceden en el lugar de trabajo.

Es fundamental contar con precauciones que garanticen que todos los trabajadores están al día y tienen acceso a los materiales que necesitan cuando los necesitan. Por ejemplo, los jefes de equipo presenciales pueden crear un resumen diario al final de la jornada en el que se facilite la información importante del día. Cuando se les responsabiliza de este paso de información, los empleados in situ harán un mayor esfuerzo por compartir toda la información pertinente.

permitir la sobrecarga digital

El agotamiento digital es real, y puede afectar a la productividad. Según datos proporcionados por Microsoft, la base de usuarios activos mensuales de Teams ha pasado de aproximadamente 20 millones en 2019 a 320 millones en 2023. 

Para que el trabajo remoto se convierta en una realidad efectiva, los empleadores deben enfrentar el desafío de frente. Algunas tácticas que pueden ayudar a aliviar el estrés incluyen:

• animar a los líderes a enviar a los empleados una agenda antes de las reuniones para garantizar que solo asistan las personas que tienen que estar allí

• permitir que los trabajadores tengan un horario de no molestar, para que puedan trabajar sin distracciones.

• instar a los empleados a que piensen mejor a quién y por qué envían correos electrónicos.

poner todo el foco en el trabajo y nada en el esparcimiento

Seguro que has oído alguna vez la frase: «Todo trabajo y nada de diversión hacen de Jack un chico aburrido». Hay mucho de cierto en ello. Los estudios demuestran que la falta de descanso a lo largo del día puede provocar bloqueos creativos y obstaculizar la innovación. Otros estudios revelan que los trabajadores que hacen pausas tienden a ser más productivos que los que no las hacen.

Además, el 27% de los trabajadores afirma que uno de los principales retos del trabajo a distancia es la sensación de aislamiento. Su empresa puede ayudar a aliviar esta sensación de aislamiento y a estimular la creatividad al mismo tiempo organizando pausas sociales a lo largo del día tanto para los trabajadores presenciales como para los remotos. Considere la posibilidad de organizar pausas, como cafés virtuales, juegos de trivial a la hora de comer e incluso una happy hour virtual después del trabajo.

insights clave

• Casi 2 de cada 5 empleados insisten firmemente en trabajar desde casa

• Al 41% de los empleados encuestados ya se les permite mantener un horario de trabajo híbrido

• El 24% de los empleados quiere que las empresas desarrollen políticas más estrictas en relación al trabajo presencial y a distancia.

• Los empresarios deben tomar la iniciativa a la hora de crear horarios de trabajo híbridos

• Es imprescindible crear un entorno de trabajo que fomente la colaboración.

• Los empleadores pueden ayudar a evitar el agotamiento digital en el lugar de trabajo mediante el desarrollo de prácticas significativas en el lugar de trabajo que limiten los puntos de contacto digitales.

Para obtener más consejos sobre cómo desarrollar un modelo de trabajo híbrido eficaz que mejore la producción, la satisfacción laboral y los índices de retención, descárguese nuestra guía para mejorar el compromiso de los empleados en un entorno de trabajo híbrido.

Esta es la versión actualizada de un artículo publicado el 17 Octubre de 2022.