cómo podés gestionar el ausentismo con una planificación proactiva y soluciones a largo plazo.

El ausentismo es un desafío habitual e inevitable para todas las empresas. Los empleados siempre necesitarán ausentarse, principalmente debido a enfermedades leves, lesiones y turnos médicos, pero también debido a factores como el estrés, el cuidado de familiares a cargo y la insatisfacción con su trabajo.

Como empleador, necesitás adoptar un enfoque bien planificado y considerado cuidadosamente para este problema con el fin de evitar que tenga un impacto grave en tu empresa y tus clientes.

Afortunadamente, existen varias medidas que podés tomar y estrategias que podés emplear para gestionar el ausentismo. Entre las medidas más efectivas se encuentran una mentalidad proactiva, que te ayudará a lidiar con los efectos de la escasez de personal al planificar con anticipación, y un enfoque a largo plazo centrado en identificar y abordar las razones por las que las personas se ausentan de manera imprevista.

Costos y causas del ausentismo

Cuando el ausentismo aumenta a niveles superiores al promedio, o cuando notás que los empleados se ausentan de manera imprevista y persistente o no cumplen con tu política de asistencia, el efecto en tu empresa podría ser grave.

Las repercusiones pueden incluir:

• Fechas límite incumplidas
• Clientes insatisfechos
• Menor productividad de los empleados si las personas tienen que ser reasignadas para cubrir la escasez de personal
• Baja moral entre el personal que tiene que lidiar con cargas de trabajo pesadas o impredecibles

Las dificultades que probablemente enfrentarán las empresas cuando el ausentismo aumente significativamente o se convierta en un problema persistente a largo plazo fueron evidentes en 2020.
De acuerdo a un análisis de los datos del mercado laboral federal de EE.UU. realizado por USA Today, un promedio de 1,5 millones de empleados por mes faltaron al trabajo debido a enfermedades, lesiones o problemas médicos durante el transcurso del año. Este es un aumento del 45% en comparación al promedio de las dos décadas anteriores.

La pandemia de COVID-19 alimentó este aumento en el ausentismo y también contribuyó al crecimiento de las ausencias relacionadas con el cuidado de niños en los EE.UU., que fueron un 250% más altas en comparación al promedio de los últimos 20 años.

En la UE, las ausencias laborales debido a enfermedad o discapacidad aumentaron de 3,9 millones en el primer trimestre de 2020 a 4,4 millones en el segundo, cuando muchos países estaban sintiendo el impacto de la primera ola de infecciones por COVID-19.

La enfermedad física es solo una de las razones por las que las personas no pueden asistir al trabajo. Como empleador, también debés considerar la salud mental de tu personal. Se estima que la depresión causa 200 millones de días laborales perdidos al año en los EE.UU., a un costo de entre $17.000 millones y $44.000 millones para los empleadores, según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades. Casi el 7% de la población de la UE ha informado padecer depresión crónica, con cifras de dos dígitos registrados en países como Irlanda, Portugal, Alemania y Finlandia.

Más allá de la salud y el bienestar personal, los miembros de tu personal podrían tener que ausentarse de manera imprevista para cuidar a parientes enfermos o ancianos, o simplemente porque no están contentos en el trabajo o quieren algo de tiempo para buscar otro.

Cualquiera que sea la causa, si las personas están ausentes con frecuencia y observás consecuencias como disminución de la productividad de los empleados, retraso en la entrega a los clientes y aumento de los costos de horas extras o pagos por enfermedad, tenés un problema de ausentismo y es hora de actuar.

Sé proactivo y planificá

Los empleadores que tienen más éxito en la gestión del ausentismo y la mitigación de su impacto en el negocio son aquellos que adoptan un enfoque proactivo, en lugar de simplemente reaccionar ante la escasez de personal y luchar para cubrir las vacantes en el personal.

Analizar tu fuerza laboral y realizar actividades como auditorías de habilidades te ayudará a obtener una imagen clara de tu situación actual, en términos de capacidades, y dónde es probable que surjan los mayores problemas cuando los niveles de ausentismo son altos. Esto te colocará en una posición mucho más sólida para anticipar los desafíos causados ​​por las reducciones de personal y estar preparado para ellos.

Es crucial prepararse para aquellos momentos de capacidad de personal reducida identificando las tareas y actividades que son críticas para el funcionamiento de la empresa. Luego, podés crear un resumen detallado de los conocimientos y habilidades necesarios para completar estos trabajos. Esto te ayudará a determinar qué actividades deben priorizarse y cuáles pueden ser asumidas por otros empleados cuando los miembros clave del personal estén ausentes.

Por lo general, se trata de buenas prácticas desde una perspectiva de gestión y organización del personal. Ayudan a garantizar que siempre estés haciendo el mejor uso del talento disponible y empleando a las personas donde son más efectivas, independientemente de tu posición actual con respecto al ausentismo.

Además, identificar las competencias requeridas para completar tareas críticas y tener una idea clara de las habilidades en tu fuerza laboral ayudará a informar tus planes de capacitación y desarrollo. La implementación de programas de capacitación especializados para mejorar las habilidades en estas áreas de vital importancia te ayudará a garantizar que siempre puedas mantener tu negocio principal en funcionamiento, incluso cuando no tengas suficiente personal.

Buscá las causas fundamentales del ausentismo

Otra forma en que podés ser proactivo en tus esfuerzos de ausentismo y en la gestión general del personal es buscar las razones subyacentes por las que la gente se ausenta continuamente. Esto podría dar lugar a soluciones duraderas a largo plazo que te ayuden a mantener los niveles generales de ausentismo al mínimo.

Puede haber muchas causas fundamentales de alto ausentismo. Los problemas de salud a largo plazo y las enfermedades crónicas son factores clave, pero también es posible que muchas personas se tomen un descanso debido a problemas como:

• Aspectos negativos de la cultura de la empresa, como bullying o mala gestión
• Problemas en la vida personal de los empleados que afectan su salud mental o su capacidad para trabajar
• Falta de equilibrio entre la vida familiar y profesional
• Desinterés e insatisfacción general con el trabajo

Para identificar estos problemas, necesitás tener conexiones cercanas con tu personal y comprender cómo se sienten las personas con respecto a su trabajo.

Como parte de nuestra solución de Servicios Inhouse, ofrecemos un programa de atención que puede respaldar tus esfuerzos para evaluar las opiniones de tu personal e identificar qué aspectos de su trabajo aprecian o encuentran difíciles. También podemos respaldar tus esfuerzos generales para optimizar la contratación y los RR.HH., lo que podría resultar crucial cuando no tengas suficiente personal y necesites contratar trabajadores confiables rápidamente.

Hemos elaborado una guía que brinda más recomendaciones sobre cómo podés gestionar el ausentismo y mantener tu empresa funcionando sin problemas incluso cuando tu personal se vea reducido.