HR reporting: crear dashboards efectivos para RR.HH

Tu departamento de recursos humanos genera y recopila una gran cantidad de datos relacionados con la contratación, la formación y la experiencia general de los empleados. Un dashboard (panel de monitoreo) de recursos humanos es una forma de visualizar esos datos y utilizarlos en beneficio de la empresa. Esta herramienta simple y flexible te ayuda a realizar un seguimiento y analizar métricas relevantes para simplificar la presentación de informes y mejorar la toma de decisiones en toda la organización.

En este artículo, exploraremos el papel significativo que desempeñan los dashboard de RR.HH. y descubriremos estrategias efectivas para aprovechar al máximo en tu organización.

¿qué es un dashboard de recursos humanos?

Un dashboard, o panel de monitoreo de recursos humanos, es una herramienta empresarial que muestra importantes métricas e información de RR.HH. Recopila datos de múltiples fuentes y los presenta de una manera ejecutiva y fácil de entender. De esta manera, podés realizar un seguimiento, analizar y presentar informes sobre los principales indicadores clave de rendimiento (KPIs) de tu empresa en un solo lugar conveniente.

El objetivo principal de un dashboard de recursos humanos efectivo es capacitar a los equipos de recursos humanos y dirección con datos, lo que les permite tomar decisiones informadas y comprender exactamente qué acciones son necesarias.

Algunas de las métricas a monitorear en un dashboard de RR.HH. son:

• Número de empleados
• Satisfacción laboral
• Puntuación neta de promotores (NPS)
• Tasa de absentismo
• Tasa de rotación de empleados
• Productividad de los empleados
• Costo de capacitación por empleado
• Porcentaje de empleados con discapacidades

Los paneles de control de recursos humanos no son una solución universal y única para todos. En cambio, deben personalizarse según las necesidades específicas de tu talento y tu organización. Al comprender estas necesidades, se pueden identificar las prioridades comerciales relevantes y luego determinar las métricas más impactantes para medir el éxito. Por ejemplo, el equipo de recursos humanos puede usar dashboards individuales para supervisar la contratación, el compromiso de los empleados y la retención de empleados. La dirección puede preferir un solo panel que proporcione una visión ejecutiva general de las principales funciones de recursos humanos.

beneficios de utilizar dashboards de recursos humanos

Los dashboard de recursos humanos ofrecen beneficios significativos tanto para el departamento de RR.HH. como para la organización en su conjunto.

monitoreo simplificado

Un panel de control de recursos humanos permite supervisar los KPI de manera regular y establecer una comprensión inicial de cada uno, de modo que sea más fácil detectar cambios en los datos. Si hay un problema, puede tomar medidas correctivas antes de que se agrave. Cuando hay una tendencia positiva, puede investigar la fuente y aprovechar la oportunidad.

diseño que ahorra tiempo

Con un dashboard de recursos humanos, puede verificarse el estado de los indicadores críticos de un vistazo. Todo se muestra en una pantalla, por lo que no es necesario leer documentos extensos ni iniciar sesión en aplicaciones separadas para encontrar lo que necesita. Dado que los widgets del panel de control están vinculados a fuentes específicas, es fácil profundizar en los datos cuando sea necesario.

reportes automatizados de RR.HH.

Cuando se configura un dashboard de recursos humanos, se generan enlaces entre el software y las fuentes de datos. Cada vez que alguien abre el panel de control, estas conexiones extraen y muestran automáticamente la información más reciente. Es una forma eficiente de simplificar el proceso de informes, reducir la carga operativa de trabajo de recursos humanos y garantizar que los líderes de la empresa puedan acceder a una vista ejecutiva de los datos actualizados en cualquier momento.

mejora en la toma de desiciones

Con la visibilidad de los datos mejora el proceso de toma de decisiones en todos los niveles de su organización. Con acceso a un panel de control, cada interesado puede tomar decisiones informadas sobre estrategia, oportunidades o soluciones. Los paneles de recursos humanos también aumentan la transparencia y eliminan los silos de datos, lo que mejora el intercambio de información en todos los niveles.

mayores insights sobre recursos humanos

El software de recursos humanos a menudo viene con análisis del talento, lo que puede ayudar a encontrar correlaciones que son difíciles de detectar de otra manera. Al combinar diferentes fuentes de datos, puede profundizarse e incluso descubrir relaciones de causa y efecto. Por ejemplo, podría descubrir que los empleados que toman un curso de capacitación específico son un 25% más productivos o que los candidatos con un cierto grado tienden a tener más éxito. Estas ideas pueden ayudar a optimizar y refinar la estrategia de gestión del talento.

dashboard de RR.HH. comunes

Los paneles a elegir dependerán de las operaciones, objetivos de recursos humanos y demandas de las partes interesadas. Muchas empresas comienzan con dashboards de recursos humanos comunes y los personalizan con métricas relevantes.

dashboard para el top management 

Este panel proporciona a los ejecutivos de la empresa información de recursos humanos de alto nivel. Debería incluir métricas que ayuden a los líderes a tomar decisiones estratégicas y presupuestarias. Ejemplos incluyen costos laborales totales, diversidad de la fuerza laboral y satisfacción del empleado.

¿Tiene tu empresa objetivos generales relacionados con las funciones de recursos humanos? Personalizá el panel ejecutivo con KPI relevantes. Si la organización quiere aumentar la retención, puede incluir métricas como la satisfacción del empleado y la tasa de retención de empleados.

dashboard de diversidad

La diversidad es una prioridad clave para muchas empresas. Un panel de diversidad te ayuda a entender la distribución de tu fuerza laboral según factores como:

• Edad
• Género
• Etnia
• Formación académica
• Ubicación
• Discapacidades

También podés realizar un seguimiento de las características demográficas en relación con nuevas contrataciones, la tasa de rotación y la satisfacción laboral. Si tu empresa realiza encuestas relacionadas con la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI), agregá los resultados a este panel; es una forma efectiva de visualizar las actitudes de los empleados.

dashboard de contratación

Cuando tu empresa está contratando activamente, este panel brinda a tus equipos de recursos humanos, gerencia y ejecutivos una vista general del proceso. Normalmente incluye al menos un widget que resume el número de solicitantes, aplicaciones rechazadas, personas entrevistadas y ofertas para cada posición abierta. Además, es crucial analizar los canales de reclutamiento más efectivos para optimizar la asignación de recursos.

Otros KPIs comunes de contratación y reclutamiento incluyen:

• Número de postulaciones por canal
• Días hasta completar la vacante buscada
• Costo de reclutación por empleado
• Desglose demográfico de los candidatos
• Tiempo promedio de cada etapa de la reclutación

dashboard de capacitación y crecimiento (C&C)

El panel de (C&C) proporciona un vistazo a las actividades de capacitación y desarrollo de tu empresa. Asegurate de incluir KPIs básicos, como la tasa de finalización de la capacitación por programa, departamento y función. Para dar a los usuarios una idea de la inversión general, agregá los costos de capacitación y las horas totales de capacitación.

En muchos casos, las métricas de C&C son más esclarecedoras cuando se combinan con información sobre sus resultados, como la satisfacción del empleado con el programa o la productividad y la tasa de ascenso antes y después de la capacitación.

dashboard de rotación

Cuando estás tratando de reducir la rotación de empleados e incrementar la retención, un panel de rotación proporciona un status rápidamente. Incluye las tasas de rotación actuales e interanuales, así como el número de empleados que se van. Para identificar qué empleados están renunciando, desglosá la rotación por factores como departamento, ubicación, antigüedad, género o etnia.

Considerá que no toda rotación es negativa o está fuera de tu control. Para obtener una imagen más realista, incluí métricas como rotación voluntaria vs. involuntaria y rotación deseada vs. no deseada.

cómo crear dashboards de RR.HH.

El proceso de construir dashboards de recursos humanos varía según las herramientas existentes en tu empresa y los métodos de recopilación de datos. Utilizá estos pasos como un marco básico, pero no dudes en adaptarlos a tus necesidades.

1. definí audiencias y objetivos

Antes de hacer cualquier cosa, determina quién usará el panel y qué necesitan lograr con él. Si deseás mantener al director de RRHH actualizado, es posible que precises un panel que ofrezca una vista general del estado de las iniciativas continuas del departamento. Un empleado de nivel inferior puede beneficiarse más de un panel que le ayude a evaluar el progreso de un programa de RRHH específico.

2. identificá tus KPIs de RR.HH.

Seleccioná los KPIs que te ayudarán a monitorizar el progreso o rendimiento para cada uno de tus objetivos y metas. Cada uno debería ser relevante para el usuario específico. Los ejecutivos y gerentes generalmente necesitan datos ejecutivos y estratégicos, mientras que los empleados de nivel inferior pueden obtener más valor de métricas más detalladas. Una vez que tengas una lista, clasificala en orden de importancia. Siempre recordá que la simplicidad es clave. Es mucho más efectivo tener un enfoque claro en 5 KPI y monitorearlos activamente que abrumarse con 25 métricas innecesarias o irrelevantes.

3. elegí una plataforma

Lo más probable es que tu empresa ya esté utilizando una plataforma que admita paneles de control de recursos humanos. Microsoft Excel y Google Sheets son dos opciones económicas; ambos tienen herramientas nativas de análisis de datos. Sin embargo, también existen plataformas especializadas en análisis de personas como Crunchr que pueden simplificar enormemente el proceso de creación de paneles de control de recursos humanos. Una de las características destacadas de Crunchr es su biblioteca de métricas y visualizaciones de recursos humanos pre-seteadas, lo que permite una personalización sin esfuerzo para satisfacer las necesidades específicas de tus equipos.

Si estás considerando invertir en una plataforma de análisis de recursos humanos, es crucial tener en cuenta factores como la interactividad, la escalabilidad, el precio y la facilidad de configuración. Además, asegurate de verificar las posibilidades de integración para garantizar que la plataforma sea compatible con las fuentes de datos de tu empresa.

4. construir el dashboard

Tomá tu lista de KPIs y agregala al panel; este proceso varía según la plataforma. No dudes en experimentar con diferentes formatos para encontrar el que mejor presente los datos. Luego, asegurate de que los KPI de mayor prioridad sean claramente visibles en una posición destacada. Tené en cuenta que nada es definitivo; la disposición puede evolucionar y modificarse con el tiempo.

5. configurá permisos y accesos

Utilizando los controles de acceso en la plataforma elegida, asigná uno o más usuarios al panel. Por razones de seguridad de datos, generalmente es mejor limitar el acceso a personas que realmente necesitan la información.

errores comunes a evitar al crear dashboards

Un tablero de recursos humanos es una herramienta empresarial de bajo riesgo: es económico crearlo y fácil de cambiar. Para ahorrar tiempo y maximizar el retorno de la inversión, evitá estos errores comunes que pueden interferir con tu progreso.

incluír excesivas métricas

Un tablero de recursos humanos está diseñado para simplificar tu proceso de seguimiento de KPIs. En lugar de incluir una gran cantidad de métricas de recursos humanos, es mejor ejercer moderación. Limitá tu tablero a los KPIs que realmente importan, y tendrás menos probabilidades de sentirte abrumado o pasar por alto información clave. Cada métrica debe estar directamente relacionada con algo que la empresa quiera cambiar o mantener.

usar una interfaz confusa

Cuando tu dashboard de recursos humanos está demasiado abarrotado o cada visualización de KPI tiene el mismo tamaño, puede ser difícil encontrar las métricas más importantes. Debido a que el diseño del tablero es completamente personalizable, este error es fácil de evitar; simplemente crea una jerarquía de información. Los KPI críticos deben ser visualizados más grandes y estar cerca de la parte superior de la pantalla; organizá los demás widgets por orden de importancia. También podés crear grupos de KPIs para mantener métricas relevantes en proximidad cercana.

obviar el análisis de la información

Al final del día, un dashboard de recursos humanos es simplemente una forma de mostrar datos. Para obtener el máximo provecho de la información, debés agregar una capa de análisis. Si tu empresa tiene una plataforma de inteligencia empresarial, la inteligencia artificial integrada puede manejar este proceso por vos. Alternativamente, podés utilizar las herramientas de análisis de datos en programas como Microsoft Excel. Un análisis efectivo te ayudará a comprender el comportamiento de los empleados, señalar rasgos deseables o identificar las estrategias de aprendizaje y desarrollo más efectivas para cada puesto.

Con objetivos claros, KPI relevantes y un proceso de análisis confiable, los dashboard de RR.HH. pueden ser un activo muy valioso para tu negocio. ¿No estás seguro de por dónde empezar?