Muchos managers deben vencer su tendencia natural a controlar todas y cada una de las fases del proyecto. ¿Qué pasos cabe dar a la hora de delegar tareas en el resto de colaboradores?
Si hay una tendencia en materia laboral que ha probado su eficacia en los primeros años del siglo XXI son los entornos de trabajo cada vez más colaborativos, donde todos –empleados y directivos- aportan su granito de arena a la hora de llevar a cabo un proyecto en el seno de la organización.
Un nuevo paradigma que replantea los roles que hasta ahora asumían unos y otros y que destierra los viejos patrones donde el manager dirigía y el resto de colaboradores ejecutaban, siempre bajo la batuta de sus superiores, para dar lugar a una mayor autonomía y libertad de movimiento por parte de los colaboradores.
Un modelo que juega a favor del trabajo en equipo y de la consecución compartida de objetivos, elementos que redundan, asimismo, en una mayor motivación y compromiso de los empleados, que se sienten valorados por sus managers y perciben de manera más clara cómo su trabajo repercute en la marcha del negocio.
Para llegar a ese entorno laboral donde todos suman, los managers deberán despojarse de algunos vicios y reticencias adquiridos a lo largo de su carrera. Uno de ellos, la obsesión por controlar todas y cada una de las etapas de los proyectos para no dejar nada a la suerte, representará uno de los más difíciles a batir.
A menos, claro está, que aprendan a soltar lastre y dejen que los colaboradores tomen la iniciativa en algunas de las tareas que hasta ahora llevaban a cabo ellos mismos.
No se trata, ni mucho menos, de desvincularse por completo, sino de observar, desde la distancia y prestándose a intervenir cuando sea necesario, lo que los demás están llevando a cabo bajo las directrices y fases acordadas entre manager y colaboradores, algo que, en los nuevos modelos de liderazgo empresarial, se denomina delegar responsabilidades.
Estar dispuesto a delegar, primer paso
Teniendo en cuenta que la falta de control es, según los psicólogos, una de las situaciones que más estrés generan en casa y en el trabajo, el manager debe estar completamente seguro de querer delegar parte del trabajo en el resto del equipo. En caso contrario, la ansiedad y el estrés de uno y otros irá increscendo, abocando el proyecto al fracaso.
A continuación, el manager en cuestión deberá reforzar la confianza que tiene en sí mismo, premisa clave para, después, lograr confiar en el resto de sus subordinados.
Una vez decidido de qué espacio y autonomía dota a sus subordinados, es necesario que el manager promueva un diálogo constante con todos ellos.
A través de este feedback, además de hacer un seguimiento puntual del proyecto, pueden detectarse posibles fallos o implementar mejoras a tiempo.
Al seguir involucrado en el proyecto y ser informado de manera constante sobre los avances del mismo, este conseguirá relajarse, delegando realmente las tareas en el resto del equipo y no entorpeciendo el trabajo de los demás.
Cómo delegar en 11 pasos
La web crecenegocios.com brindaba recientemente algunas claves para que delegar responsabilidades no se convierta en un mal trago para los managers. Aquí van
- Determinar la necesidad de delegar, así como algunas de las ventajas que reporta (liberarse de tantas tareas, aprovechar mejor las competencias de nuestros trabajadores, lograr una mayor motivación en ellos, etc.)
- Definir claramente la tarea a delegar. Debemos procurar delegar cada tarea en un único colaborador, no en varios; así se consigue una mayor iniciativa por su parte y puede llevarse un mejor control de los resultados.
- Delegar al trabajador indicado, aquel que cuente con las competencias necesarias, esté bien capacitado y muestre buen criterio a la hora de tomar decisiones y un alto grado de responsabilidad.
- Proporcionar la información necesaria en torno a la tarea asignada. El manager debe asegurarse que el colaborador entiende bien cuál es la función o tarea, qué objetivos persigue y cuál es el plazo de resolución o entrega.
- Capacitar o formar al colaborador, en caso que no esté muy familiarizado con la función o tarea.
- Proveer de los recursos necesarios. Además de la información y capacitación necesarias para asumir la tarea, el trabajador debe contar con todos los recursos necesarios para llevarla a cabo.
- Establecer los mecanismos que permitan al managercontrolar el desempeño del colaborador, procurando siempre no interferir, sino dejando que este tome sus propias decisiones.
- Brindar retroalimentación, esto es, establecer líneas directas de comunicación con el colaborador de manera que el manager pueda responder a todas sus preguntas y facilitarle toda la orientación que necesite.
- Evaluar el desempeño o los resultados obtenidos, para lo que se deben establecer previamente los mecanismos que permitan al manager realizar la evaluación de la manera más objetiva y sistemática posible.
- Escuchar de manera activa a nuestros colaboradores para conocer de primera mano qué les inquieta del trabajo que les ha sido delegado o posibles ideas de mejora.
- Ser justos y, de la misma manera que cabe analizar los errores si el desempeño del trabajador o los resultados obtenidos no han sido los esperados, debemos reconocer y recompensarle, bien económicamente bien delegando en él nuevas responsabilidades, si el resultado ha cumplido con las expectativas.