Inundan diariamente las bandejas de entrada. Enormes cantidades de emails escritos con rapidez, sin estructura y hasta con groseros errores de ortografía plagan las casillas de los usuarios de la -por ahora- herramienta de comunicación más utilizada en las organizaciones. Ya sea para pedir un favor, realizar el seguimiento de un proyecto, enviar un CV, o simplemente para mantenerse en contacto, es muy importante considerar algunas pautas fundamentales para escribir emails claros, atractivos y sin falencias.
Determinar el contexto y el registro: Siempre dependiendo de a quién enviemos el email, el registro es muy importante a la hora de entablar una comunicación. Si bien en un principio los mails heredaron algunas de las pautas más estructuradas de las cartas escritas, hoy en día nadie se trata con tanta formalidad. Por lo tanto, es posible escribir en un registro coloquial similar al que usaríamos en el trato personal. Por otra parte, el contexto define también los registros, que pueden variar. Si estamos manteniendo una cadena de ida y vuelta, estamos reproduciendo una conversación fluida, algo que permite distender las exigencias y fórmulas, por ejemplo del saludo, en tanto se den dentro de una ventana acotada de tiempo. “Nos mantenemos en contacto”, “Seguimos al habla” y frases similares son muy buenas para desplazar el registro hacia una conversación más informal.
Estructura: Tal y como nos lo enseñaron en el colegio, todo texto tiene una introducción, un desarrollo y un final. Los emails importantes, e incluso los mails más breves, tienen esta estructura. Por lo tanto, para los correos profesionales se recomienda comenzar con el saludo y un primer párrafo que, dependiendo de la relación que tengamos, tendrá algunas líneas sobre algo en común, una pregunta honesta, o una muestra de empatía. Si es nuestra primera comunicación, por supuesto, tendremos que explicar por qué estamos escribiendo, quiénes somos y qué queremos. El desarrollo, por otra parte, debe contar con un elemento primordial: información. Específicamente, información útil para que el otro haga lo que esperamos, es decir, para que se cumpla el objetivo del email. Dependiendo de si buscamos pedir un favor, un contacto o una reunión, debemos organizar la información del desarrollo. El final, por otra parte, debe tener un saludo y nuestra información de contacto.
Chequear y revisar: Puede parecer una obviedad, pero la gran mayoría de los emails parten hacia su destino sin ser revisados o corregidos. Una escritura estructurada y efectiva no se consigue espontáneamente como no sea a través de la práctica consciente. Por lo tanto, siempre es necesario revisar y corregir lo que hayamos escrito, para sacarle el mejor provecho.
Detenerse a pensarlo: El tiempo es tirano, todo se espera rápido y de inmediato. Sin embargo, no hay que dejarse llevar por el espiral de la inmediatez. Detengámonos a pensar lo que buscamos comunicar con nuestro email, leamos con detenimiento su contenido y evaluemos si lo que redactamos es efectivo para lograr los efectos que buscamos, si el registro es el adecuado, si todas las palabras tienen las tildes que deben llevar, si las comas están en su lugar.
Nuestra personalidad se refleja también en las palabras que somos capaces de escribir: ¿preferimos dar la impresión de que somos atolondrados, o que nos importa poco la tarea que tenemos entre manos, o preferimos, por otra parte dar la impresión de ser cuidadosos, profesionales y detallistas?