Los emails se acumulan de a cientos en la bandeja de entrada. Los newsletters y las promociones nublan nuestra vista cuando buscamos ese archivo adjunto que necesitamos ya. Las tareas laborales se mezclan con los mensajes personales. Los emails parecen no detenerse jamás y hace años que vimos por última vez la bandeja de entrada limpia e inmaculada. Si estos problemas te suenan conocidos, entonces tenés un problema con la gestión del correo electrónico. Y por eso, acá te facilitamos algunos tips para solucionarlo.
Una actividad más: La relación con la bandeja de entrada es compleja. Tener la ventana del correo electrónico abierta y siempre disponible puede ser un arma de doble filo. Vemos los correos llegar y apilarse, uno detrás de otro sin parar. Respondemos mientras realizamos otras tareas. ¿Cuál es el resultado? Al final del día todavía hay correos por responder y no alcanzamos los objetivos que nos planteamos. La solución está en que la gestión de nuestro correo electrónico no es una actividad complementaria o secundaria, sino parte de nuestra agenda central de trabajo. Por lo tanto, vale la pena organizar dos tandas para responder y enviar emails. Por la mañana y antes de irnos de la oficina, por ejemplo, pueden ser una opción efectiva. Respetar esa rutina permite organizarse y administrar la bandeja de manera más eficiente.
Utilizar todos los gadgets disponibles: La tecnología es fabulosa. Hay una gran cantidad de
recursos y gadgets avanzados para gestionar la bandeja de entrada. Gmail permite ordenar el correo en carpetas, filtrar emails que consideramos innecesarios, agruparlos automáticamente bajo etiquetas personalizadas. Si esto no fuera suficiente, existen aplicaciones adicionales para dar una mano. Boomerang, por ejemplo, permite que nos re-enviemos los correos que no podemos ver en el momento. Así, desaparecerán de la bandeja de entrada y volverán a aparecer cuando estemos dispuestos a leerlos y responderlos.
Sanebox utiliza algoritmos para determinar qué emails son prioritarios y cuáles no. Attachments.me, por otra parte, organizará todos los archivos adjuntos y creará accesos
directos para encontrarlos más rápidamente. Estos son solo algunos ejemplos de la gran cantidad de herramientas y trucos que existen para hacer que nuestra relación con el correo electrónico sea más armoniosa y eficiente. Basta de listas: Diarios, newsletters, descuentos, promociones, ofertas de último minuto de sitios de turismo, alertas de portales de noticias. Todos nos llegan directamente a la bandeja de entrada. ¿Cuántos de ellos utilizamos realmente? La regla para manejar todas las listas de correo en las que estamos incluidos es muy fácil: si todos los días borramos automáticamente sin leer los correos que nos llegan de una lista en particular, es que no estamos destinados a pertenecer a ella. Simplemente, hay que des-suscribirse.
No vale procrastinar: Email que se lee, email que se responde. De lo contrario, volveríamos
a entrar al círculo vicioso de la bandeja repleta de cosas “para hacer más tarde”. La gurú de la gestión de email Alex Cavoulacos traza una analogía muy gráfica para describir cuán
importante es no dejar que se acumulen los emails. Si nuestra bandeja de entrada fuera nuestra casilla de correo postal común, ¿dejaríamos todas las cartas sin responder en la mesa de la cocina, para que nos apabullen y nos estresen cada mañana? No. Responderíamos las que necesitan una respuesta rápida, archivaríamos las que necesitaremos más tarde, y tiraríamos el resto a la basura.
Una cuenta para todas las cuentas: ¿cuántas bandejas de entrada gestionamos habitualmente? Una antigua cuenta con nuestros amigos, la cuenta del trabajo, la cuenta personal. Esto divide nuestra atención y aumenta las posibilidades de que nos hundamos bajo correos sin contestar o se nos pase ese email urgente que necesitaba atención inmediata. Para esto, solo una opción: unificar todos los mails en una sola cuenta. Para hacerlo, solo basta con configurar nuestras cuentas secundarias para que re-envíen los correos a la cuenta principal.
Hay muchas más opciones, trucos y herramientas para que la bandeja de entrada no sea una causa de estrés permanente. ¿Y vos, ya estás listo para organizar tu correo electrónico?